אמנם עבור ניצני האורחים שהגיעו קודם שבת סליחות כבר התקיים רישום מוקדם יותר, אך אמש (שני) בערב נפתחו באופן רשמי משרדי הרישום של ארגון "אש"ל – הכנסת אורחים", והוא צפוי להימשך עד כניסת החג, כאשר אלפים יגיעו בשרשת טיסות שינחתו האחת אחרי השניה, רובן במהלך הימים הקרובים.
בחדר הרישום הממוקם בקומת המרתף של בית חיינו – 770, פועל צוות מיומן האחראי על מערך הרישום במהלך החודש כולו, החל מקליטת האורחים, דרך קבלת מקום הלינה, הנפקת הרשימות לוועד הרוחני, עדכון הנהלות הישיבות באה"ק, ועד לסיום חודש החגים. לצורך כך הם משתמשים בתוכנת מחשב משוכללת אליה מוזנים כל פרטי האורחים, ובמהלך החודש מפיקה התוכנה רשימות מסודות לפי הצורך.
תהליך הרישום עובד ביעילות ובמהירות, על מנת לא לעכב את האורחים יותר מהנדרש, ולאפשר להם לנצל את הזמן ללימוד ותפילה בבית חיינו, המטרה לשמה עשו את הדרך הארוכה והשקיעו את מיטב כספם ברכישת כרטיס הטיסה.
בעמדה הראשונה מוזנים פרטי האורחים אל תוכנת המחשב, וכמובן מסומנים פרטים נחוצים כמו מקום לימודים וצרכים מיוחדים שעל הכנסת אורחים לדעת עליהם. לאחר מכן עובר האורח לעמדה השניה, שם הוא יקבל מפתח למקום לינה מסודר, תוך הסבר מפורט היכן בדיוק ממוקמת הדירה בה ילון. לפני סיום עוברים האורחים ב"עמדת המשפיע" שם ישוחחו עם אחד התמימים בוגרי קבוצה על חשיבות השמירה על הסדרים, ויחתמו על התחייבות לנצל את שהותם כראוי וכנדרש.
צלם חב"ד אינפו ביקר במשרדי הרישום בשעת לילה מאוחרת, והוא מצא את המקום הומה אדם. התיעוד לפניכם: