מתכננים אירוע בקרוב? 5 טיפים שחובה לדעת 

מתכננים אירוע בקרוב? הנה 5 טיפים לתכנון אירועים שחובה לדעת 

תכנון אירוע הוא דבר מאוד מרגש אך לא דבר פשוט. ישנם הרבה מאוד פריטים שצריך לחשוב עליהם, פריטים שצריכים להתייחס אליהם, על מנת שיהיה ניתן להפוך את האירוע למשהו שונה, יוצא דופן, מיוחד ובלתי נשכח, כפי שאנחנו רוצים שהאורחים שלנו יזכרו אותו. 

כפי שאנחנו יודעים ישנם אירועים שונים שאנחנו נדרשים לתכנן במהלך השנים, החל מאירוע ברית או בריתה, בר או בת מצווה, חתונות, שבת חתן ועוד. יש גם אירועים יותר תכופים שנרצה לערוך ונדרש לתכנן, גם אם יהיה זה תכנון בצורה יותר "צנועה", כמו למשל ימי הולדת, ימי נישואין ואירועים אחרים שחוזרים על עצמם מדי שנה או לעיתים תכופות. 

במאמר זה אנחנו נציג בפניכם 5 טיפים כיצד לתכנן אירוע בצורה נכונה. נתייחס להיבטים שונים שיעזרו לכם בתהליך. 

לפני שנציג את הטיפים השונים, חשוב להדגיש שלוש נקודות אשר יכולות לעזור לכם בתהליך:

נקודה ראשונה, כל אחד מאיתנו ירצה לערוך אירוע בצורה שונה ולתכנן אותו אחרת. לכן כל אחד צריך להחליט מה הקונספט הנכון מבחינתו ולתכנן בהתאם את סוג האירוע שלו. 

נקודה שנייה, אפשר להיעזר היום במגוון רחב של מדריכים ומאמרים בתחום. אלה יכולים לעזור במתן עצות ספציפיות לגבי כל פרט שקשור לתחום האירועים. 

נקודה שלישית, היום אפשר להיעזר במנגנונים שונים להשוואה בין אנשי מקצוע בתחום, בין אם מדובר בשירותי קייטרינג לאירועים או בשירותי מוזיקה, צילום ושירותים אחרים. רצוי להשתמש במנגנונים אלו, בשביל למצוא את בעלי המקצוע הטובים, המנוסים והזולים ביותר. 

טיפים לתכנון אירוע בצורה נכונה

טיפ ראשון – תבחרו מקום שיתאים לאופי ומבנה האירוע, בלי להקשות על האורחים. 

המקום בו תערכו את האירוע ישפיע עליו לא מעט. זה נכון לגבי העיצוב והסגנון וזה נכון לגבי כמות האורחים שתוכלו להזמין. אך יחד עם זאת, חשוב שהאירוע ייערך במקום שכל האורחים יכולים להגיע אליו בצורה זמינה, נגישה, ובלי בעיות של תחבורה או בעיות אחרות שיכולות להשפיע עליהם. 

טיפ שני – תקבעו לעצמכם קונספט ותעבדו על פיו

אתם יכולים לתכנן אירוע סטנדרטי ואז אתם לא צריכים לחפש ייחודיות, לא בשירותי קייטרינג ולא בעיצוב. יחד עם זאת, אם אתם מתכננים אירוע עם קונספט, אז הוא יהיה הרבה יותר מיוחד ומרשים. 

לשם כך, אתם צריכים להיעזר באנשי מקצוע שיכולים להתאים לכם, אתם יכולים להיעזר בגורמים שיכולים לספק לכם את השירותים הנדרשים בנושא. רצוי לבחון שאכן כל מי שאתם צריכים לצורך יצירת אירוע בקונספט מסוים, זמין עבורכם. 

טיפ שלישי – תשקיעו בקייטרינג

הרבה מאוד אורחים מגדירים איכות של אירוע על פי אופי הקייטרינג, ולא מעט אנשים שמארגנים אירוע, יגדירו על פי איכות הקייטרינג וההנאה של האורחים ממנו, הצלחה של אירוע. לכן, ההמלצה היא להשקיע בתכנון, זמן וכסף לבחירת קייטרינג מתאים. 

זה נכון כשאתם עורכים אירוע גדול כמו חתונה או כשאתם מזמינים שירות קייטרינג לשבת חתן. רצוי שזה יהיה קייטרינג ברמה גבוהה, עם מגוון של מנות וטעמים ייחודים. 

טיפ רביעי – תבחרו מועד נכון לאירוע

אחד הדברים החשובים בתכנון אירוע מוצלח, הוא קביעת מועד שיתאים עבורו. יש מקרים שלא ניתן להשפיע על המועד, כמו ברית, בריתה, ימי הולדת או שבת חתן. אך יש מקרים בהם ניתן להשפיע ולבחור בצורה חכמה, למשל, במקרים של חתונות או אירועים אחרים. בחירת מועד מתאים יכול להשפיע הרבה על האירוע והאופי שלו. 

טיפ חמישי – תתאימו את האירוע לקהל 

תבחנו מי הקהל שלכם, מה הוא מצפה לקבל, איך הוא מצפה לחגוג את האירוע, ותתאימו אותו עבורו, לא פחות מאשר עבורכם. כך כולם יוכלו ליהנות ולשמוח איתכם. 

טיפ שישי – בונוס – שימו לב לכשרות המאכלים.

לעיתים רבות מאוד איננו שמים לב , אך לא כל אחד אוכל כל כשרות, לכן מאוד מאוד חשוב לוודא שהכשרות של המאכלים באירוע הינה ברמה גבוה, כך שלא יווצר מצב לא נעים חלילה בו אחד או יותר מהאורחים לא יאכלו עקב חששות כשרות.

המאמר פורסם באדיבות אריאל בריל שיווק עסקים באינטרנט