טיפים לשמירה על ספרי חשבונות מסודרים לעוסק פטור

להיות בעלי עסק, דורש מאיתנו להיות מסודרים ומאורגנים, גם כאשר לא  מדובר בתכונות הטבעיות שלנו. בין אם אתם אומנים, מדריכי יוגה, נפשות חופשיות עצמאיות ונטולות מסגרת – אם אתם רוצים לנהל עסק, גם עוסק פטור הקטן ביותר, אתם צריכים סדר וארגון, וניהול ספרי חשבונות מסודרים זה הצעד הראשון בדרך לעסק רציני, מבוסס ומנוהל היטב.

טעויות בניהול ספרי חשבונות (הכנסות, הוצאות וכו׳) עלולות להוביל להסתבכות מיותרת מול רשויות המס. אבל מעבר להשלכות החוקתיות זה גם עלול לעלות ביוקר, מילולית. במידה ותנהלו תיעוד לא מדויק ייתכן ותתבקשו לשלם סכומי מס גבוהים יותר ממה שאתם באמת צריכים, רק בגלל חישובים לא נכונים, טעויות שעשיתם, הטבות מס שפספסתם ועוד.

אז בדיוק עבור מי שהסדר והארגון הללו לא באים להם בטבעי, הכנו מדריך לשמירה על ספרי חשבונות מסודרים לעוסק פטור.

טיפ מספר 1:

הפרדת רשויות הפרידו בין חשבון בנק עסקי לחשבון בנק פרטי. ברגע שתהיה לכם תמונה ברורה של ההכנסות וההוצאות שלכם מהעסק בלבד, תוכלו לנהל אותן בצורה טובה יותר. על כל הכנסה מהעסק יש להוציא קבלה, על התאריך בו היא נכנסה – כאשר ההכנסות מהעסק מגיעות לחשבון הבנק הפרטי, קשה יותר לעקוב אחריהן ולנהל אותן.

טיפ מספר 2:

לכל דבר יש מחירתנו שמות ברורים ומחירים קבועים לשירותים שאתם נותנים. גבשו קטלוג/מחירון שבו מופיעים כל התמחורים שלכם, כך שתוכלו לשלוף אותם בקלות בעת קבלת התשלום, ולציין בקבלה בדיוק באיזה שירות מדובר.

טיפ מספר 3:

נעים להכיר, ההוצאות שלכםממש כשם שהכנסות העסק צריכות להיכנס לחשבון בנק נפרד, כך גם ההוצאות המוכרות של העסק שלכם. את כל ההוצאות בצעו מתוך החשבון העסקי, ונהלו מעקב מסודר אחריהן על ידי שמירת כל הקבלות והחשבוניות שקיבלתם. דרך אחת היא לפתוח תיקיה במחשב ולשמור שם את כל הקבלות שמגיעות במייל על רכישות שנעשו באופן דיגיטלי. אופציה נוספת היא להכין תווית ייעודית לכל מייל כזה ולסמן אותו ברגע שהוא מגיע (לא להיות דחיינים!), ולחזור אליו בבוא העת. עבור קבלות וחשבוניות מודפסות מומלץ להכין קלסר ייעודי של כל ניהול העסק, ולרכז בניילונית (שמרדף) את כל הקבלות והחשבוניות. מומלץ לקטלג את ההוצאות מראש לפי סוגים: שיווק ופרסום, ציוד, חשבונות, רכב/נסיעות, תוכנות, אינטרנט, ייעוץ, הפרשות לקופות גמל ופנסיה וכו'.

עד כה הסברנו איך עושים זאת ידנית, אבל האופציה הנוספת והמומלצת ביותר, היא לעבור למערכת ניהול חשבוניות דיגיטלית, ולבחור בתוכנית הכוללת גם ניהול מעקב הוצאות. המעקב מתבצע על ידי צילום הקבלות והעלאתן למערכת או שליחת הקבצים במייל/העלאת קבצים מהמחשב או האפליקציה. ברוב המערכות המערכת יודעת לזהות אוטומטית את סוג ההוצאה ותתבקשו רק לוודא שהפרטים שנסרקו נכונים ולאשר אותה. לאחר מכן תוכלו לבקש מהמערכת להפיק דוח מסודר שאפשר להעביר ישירות לרואה החשבון.

טיפ מספר 4:

לטס גט דיגיטלעברו למערכת ניהול חשבוניות דיגיטלית – הזכרנו את זה בטיפ על ניהול הוצאות, ועכשיו נגע בזה יותר בהרחבה – אנחנו בשנת 2024, אין סיבה שתתנהלו עם פנקסי חשבוניות מסורבלים ומיושנים. באמצעות מערכת דיגיטלית להפקת חשבוניות וניהול העסק, תוכלו לנהל מעקב מסודר ונוח אחר ההכנסות והוצאות.

המערכות מאפשרות לכם להפיק חשבוניות ולהעביר ללקוחות דיגיטלית בלחיצת כפתור, לשמור פרטי לקוחות קבועים ולחזור אליהם בכל עת, להפיק הצעות מחיר, דוח הכנסות חודשי, שנתי, ולכל תקופת זמן שתבחרו, לנהל מעקב אחר הוצאות, לשלוח תזכורות לתשלום ללקוחות, ובמערכות מתקדמות כמו מורנינג, גם להסתנכרן עם חשבון הבנק שלכם לצורך מעקב אחר התזרים של העסק.

טיפ מספר 5:

אין חכם כבעל מקצוע אם אתם לא סומכים על עצמכם, פנו לאיש מקצוע – רואה חשבון ידריך אתכם ויסביר לכם כיצד לנהל את ספרי החשבונות שלכם. זה לא פותר אתכם מלשמור על הסדר, אבל כן יעזור לכם לדעת שיש מישהו לדבר איתו ולהיעזר בו, מישהו שמכיר את החוק ושזו גם העבודה שלו.

לסיכום, שמירה על ספרי חשבונות מסודרים לגמרי תלויה בכם, אם תעזרו בכל הטיפים האפשריים, תדעו לבקש עזרה מקצועית כשצריך ואל תדחו לאחר כך דברים שאתם יכולים לסיים בלחיצת כפתור, תצליחו לשמור על הסדר מבלי לחשוש ממפגש לא ידידותי עם רשויות המס.