כיצד מערכת התראות משנה את ניהול העסק?

מהי מערכת התראות?

מערכת התראות לעסקים היא רכיב בתוך מערכת ה- BI אשר מאפשרת לכל משתמש לשלוח ולקבל התראות מידע עסקי חשובות הנוגעות לתחום עיסוקו או למקום עבודתו ובתדירות המתאימה לו. ארגונים נעזרים במערכת התראות כדי לפתח מודעות גבוהה יותר למדדים העסקיים שלהם ובכך משיגים שליטה טוב יותר בנתונים לאורך זמן. נוסף לכך בעזרת התראות המערכת, הם מגלים מקרים חריגים ופועלים באופן מהיר לתיקונם. 

כל משתמש יכול ליצור לעצמו או לקהל משתמשים אחר, התראות בתחום עיסוקו, להגדיר את התנאים להפעלת ההתראה ואף לתזמן את תדירות ומועד ההתראות בהתאם לצרכים ולדרישות העסקיות. נוסף לכך מנהל המערכת יוכל להגדיר התראות "בדחיפה" למשתמש אחד ולקבוצות שונות של משתמשים במטרה לעדכן בשינויים שחלו בנתונים ולשלב בדיווחים אלו חישובים סטטיסטיים, הפנייה למסכים בתוך המערכת, טבלאות, גרפים, אינפו-גרפיקות ופירוט בהתאמה לממדים שונים. 

שימושים רווחים במערכת התראות 

מערכת התראות משמשת למתן דיווחים שוטפים, תזכורות, עדכונים בדבר שינויים בנתונים, דיוור לקבוצות והתראות חירום. להלן מספר דוגמאות מהעולם העסקי שממחישות את השימוש במערכת:

דיווחים שוטפים – בהיבטים תפעוליים לרבות רמות מלאי במחסן, כמות עובדים במשמרת, תהליך התקדמות הפרויקט, כמות הזמנות בייצור, כמות קריאות שירות פתוחות במערכת ועוד. וכן דיווחים בהיבטים מכירתיים – היקף מכירות יומי בחיתוכים שונים – לסניף, למוצר, למוכרן, לאזור, כמות לידים פתוחים במערכת, עמידה ביעדי מכירות בחתכי זמן שונים, סוגי המוצרים שנמכרו בחיתוכים שונים ועוד. 

תזכורות – מועדי ישיבות, חגים, אירועי חברה, , ימי הולדת, נסיעות, הסעות וכן הלאה, טיפול בנושאים שוטפים כמו התקשרות ללקוח, ספק או כל גורם אחר, רשימת משימות יומית ועוד. 

עדכונים בדבר שינויים בנתונים – עליה או ירידה במחיר מניה, מוצר, שירות, חריגה מתקציב, נטישת לקוחות, גיוס לקוח חדש ועוד. 

דיוור לקבוצות – מכתבים שיווקיים, מכתבים מההנהלה, עדכון מכירות יומי לעובדי סניף, עדכון קריאות שירות פתוחות לצוותי תפעול, פרסום סידור עבודה ועוד

התראות חירום – אזעקות, פריצת שריפה, תאונה, מפגע בטיחותי, כניסה למרחב מוגן ועוד  

למי מתאים להטמיע רכיב התראות במערכת ה-BI?

כל ארגון שעובד עם מערכת BI ומעוניין להיות עם "האצבע על הדופק" ולהיות מודע לכל שינוי באופן נקודתי, ללא כל צורך להתחבר למערכת המידע ולהפיק תועלת רבה מהטמעת רכיב ההתראות לעסקים. קבלת ההתראה נתמכת בתצוגות המכשירים השונים – טלפונים ניידים, טאבלטים, מחשבים – ומציגה מידע התואם את הרשאות המשתמש. 

התראות חכמות המאפשרות לעבוד באופן מאובטח מכל מכשיר

מערכת ההתראות מספקת סביבה מתקדמת ליצירת התראה בהתאם למאפיינים שאתם קבעתם או שנגזרים מהמדדים הארגוניים. ממשק יצירת ההתראה נוח ואינטואיטיבי ומקנה לכם יכולת להגדיר את טווח השינוי שבעקבותיו תשלח התראה, בחירת סוג ההתראה, קהל היעד והתוכן שיוצג בהתראה, עם אפשרות הפנייה למסכים בתוך המערכת  –בהתאמה להרשאות שימוש ולמורשים בלבד. 

כאמור, היתרון המהותי במערכת זו מתבטא ביכולת אבטחה גבוהה המאפשרת להציג מידע התואם את הרשאות השימוש הפרטניות של כל נמען. כך שכל אדם שמקבל את ההתראה נחשף למה שנחוץ לו ומה שבתחום אחריותו – זהו מאפיין מובנה בתוך המערכת שחוסך זמן רב ומאפשר לעבוד מכל מכשיר באופן מוצפן ומאובטח.