כיצד לחשב בדיוק את כמות המוזמנים שיגיעו לאירוע שלי?

חישוב כמות המוזמנים שיגיעו לאירוע שלנו זה לא תורה מסיני, אך יחד עם זאת חישוב מדויק ככל הניתן של כמות המוזמנים יעזור לנו לחסוך בהוצאות האירוע. בסופו של יום, עלותו של האירוע שלנו נקבעת על פי כמות המוזמנים לאירוע, אף אחד מאיתנו לא רוצה להיות במצב בו הוא מתחייב בפני אולם אירועים לכמות מסוימת של מוזמנים אף בפועל מגיעים פחות מוזמנים ממה שהתחייבתם.

אולמות האירועים השונים וגני האירועים השונים בארץ אינם וותרנים בנושא זה, הם יחייבו אתכם על פי כמות המוזמנים שאתם התחייבתם שיגיעו לחתונה ולא על פי כמות המוזמנים שהגיעה באמת.

במאמר זה ריכזנו עבורכם מספר טיפים שיעזרו לכם לחשב את כמות המוזמנים לאירוע שלכם בצורה המדויקת ביותר שניתן, כך תוכלו לחסוך לעצמכם הוצאות מיותרות על מוזמנים שלא הגיעו לאירוע שלכם.

חלקו את רשימת המוזמנים שלכם

אחד הטיפים המועילים ביותר להכנת רשימת מוזמנים הוא לחלק את כלל המוזמנים לאירוע ל-3 קבוצות עיקריות:

• מוזמנים שאתם בטוחים שיגיעו ב-100%, בדרך כלל מדובר בחברים קרובים, משפחה קרובה, אחים אחיות ובגדול המעגל הראשון של בעלי השמחה.

• מוזמנים שאתם בטוחים שיגיעו ב- 80%, בדרך כלל מדובר בחברים מהעבודה, חברים של האח או של האחות, דודות רחוקות ועוד. בגדול מדובר במעגל השני והשלישי של בעלי השמחה.

• מוזמנים שאתם בטוחים שיגיעו ב-50%, בדרך כלל מדובר בשכנים של בעלי השמחה, מכרים מהעבודה וכו'.

על פי חישובים רבים שנעשו לאורך זמן ניתן להעריך כי בין 75% ל-80% מכמות המוזמנים אשר נמצאים בקבוצות של 80% עד 100% יגיעו לאירוע.

כמו כן, כלל המוזמנים אשר נמצאים בקבוצה של 50% וודאות ירשמו ברשימת הרזרבה של האירוע, אל תתחייבו בפני אולם האירועים שהמוזמנים הללו יגיעו בוודאות.

חשוב לדעת – כמעט כל אולמות האירועים בארץ יאפשרו לכם להגדיל את כמות המוזמנים לאירוע שלכם עד יום לפני קיום האירוע, לעומת זאת הסיכוי שיתנו לכם להוריד את כמות המוזמנים הוא כמעט אפסי, לכן אנו ממליצים לכם לא לפעול בפזיזות בנושא זה.

טיפים נוספים

• במסגרת החוזה שלכם עם אולם האירועים הכניסו סעיף של הנחה בנוגע לכמות המוזמנים, כוונתו של הסעיף היא: במידה ותוסיפו כמות מסוימת של מוזמנים עד מועד קיום האירוע, תקבלו הנחה מסוימת על המחיר למנה.

• ככל הנראה במצב הטוב ביותר אתם תוסיפו כמות מוזמנים של עד 10% מן הכמות שאליה התחייבתם בהתחלה,  חשוב להתאים את אולם האירועים לכמות המוזמנים הצפויה, הדבר יגרום לאולם האירועים לרצות ולתת לכם מחיר טוב ככל האפשר. ככל שכמות המוזמנים לאירוע קרובה יותר לתפוסה המלאה של אולם האירועים, כך אולם האירועים נותן מחיר יותר נוח.

לכלים שיעזרו לכם לקיים חתונה מושלמת היכנסו לאתר וואלה! מזל טוב https://mazaltov.walla.co.il/