תהליך הקבלה של רכז הפעילות לעבודת השליחות

מאת: שמריהו הראל – עבודה מתוכננת מצליחה יותר

רקע כללי

אנו עוסקים במציאת אדם אשר יתאים לתפקיד מנהל פעילות מוסד השליחות שלנו.

יתכן שבאופן טבעי נחשוב שלאחר שמצאנו את האדם אשר כישוריו מתאימים (כפי שתיארנו זאת במאמר הקודם), הרי הוא יוכל להיכנס לתפקידו ולבצע אותו בצורה טובה. אמנם יש צורך להבין שקבלת עובד, ובעיקר עובד בעל תפקיד אחראי, הוא תהליך שיש בו שלבים מספר שכל אחד מהם חשוב לצורך הצלחת קבלת העובד ופעילותו בתפקידו החשוב והאחראי.

את שלבי קבלת העובד, קליטתו והשתלבותו נחלק לשלושה שלבים עיקריים אשר בכל אחד מהם יש שלבי ביניים.

כבסיס לקבלת רכז פעילות, צריך שיהיה בידנו מסמך המגדיר את תפקיד רכז הפעילות, כפי למדנו לעשות זאת במאמרים קודמים.

השלבים בקליטת עובד חדש במוסד השליחות – רכז פעילות

* הכרת העובד וכישוריו
* התאמת ציפיות בעל פה ובכתב
* קליטת העובד והשתלבותו בעבודת המוסד

השלב הראשון של הכרת העובד וכישוריו מתחלק לכמה שלבי משנה:

1. פגישה עם המועמד הפוטנציאלי ושיחה עמו כדי להבין אם הוא אכן מתאים וכן האם הוא רוצה בתפקיד. רצוי שפגישה זו תהיה פנים אל פנים. בפגישה זו נפרוש את חזון המוסד ואת מטרותיו, נראה לו את הגדרת התפקיד ונשאל אותו בצורה ברורה אם הוא אכן רואה את שליחותו בתפקיד זה. אנו גם נבקש ממנו רשימה של אנשים היכולים להמליץ עליו ועל כישוריו לתפקיד. בדרך כלל שיחת היכרות זו תסתיים בכך שנאמר למועמד שלנו שהוא יקבל תשובה בהמשך.
2. שיחות שלנו בטלפון או בעל פה עם הממליצים, כדי לבדוק היטב את התאמתו לתפקיד לפי נקודות ההתאמה שתוארו במאמר הקודם. גם התאמת תכונות האופי וגם התאמת הכישורים המקצועיים.
3. באם בשלב 2 ראינו שהמועמד יכול להתאים לתפקיד, אנו נודיע לו על כך ונקבע פגישה נוספת לצורך הסבר על תהליכי קליטתו לעבודה וחתימה על הגדרת התפקיד כחלק מהסכם עבודה משותף.

כאן מתחיל השלב השני של קבלת העובד:

שלב זה הוא פגישה בין מנהל מוסד השליחות, לבין המועמד לתפקיד רכז הפעילות. בפגישה זו נציג שוב את הגדרת התפקיד ונדגיש בעיקר את תחומי האחריות, את מסגרת זמני העבודה הנדרשים ואת השכר שיקבל בעבור מילוי התפקיד. כמו כן נבהיר שהכניסה לתפקיד כרוכה בעמידה בתקופת ניסיון, אשר בדרך כלל מתחלקת לשלוש תקופות משנה. התקופה הראשונה – שבוע אחד לבדיקת התאמה למערכת העבודה הקיימת. הסיבה לכך היא שיתכן מאד שהמועמד שלנו מאד מוכשר ומסוגל למילוי התפקיד, אבל יתכן שמבחינת התאמה למערכת שכבר קיימת במוסד, עשויים ח"ו להיווצר חיכוכים או תקלות תקשורת עם עובדים הקיימים במערכת ולכן בשבוע זה תיבדק ההתאמה הכללית כאדם במערכת. לאחר השבוע הראשון תהיה תקופת ניסיון של חודש לבדיקת התאמתו לעבודה שלשמה התקבל. לאחר החודש הראשון, תהיה תקופת ניסיון של חודש נוסף לבדיקת הפעלת יוזמה ופיתוח הפעילות.

כל זה אנו נאמר לו בשיחה האישית, כחלק מהגדרת התפקיד ותיאום הציפיות ולכן כאן בוודאי תתפתח שיחה שבה המועמד שלנו יציג את השקפתו על ההסכם המוצע, את רצונותיו והציפיות שיש לו מהתפקיד והמוסד. בפגישה זו צריכות להיות מסוכמות הציפיות ההדדיות כדי ששני הצדדים יסכימו יחד להמשך משותף. לכן באם מערכות הציפיות משני הצדדים לא תואמות, כדאי לעצור כאן ולבדוק מחדש את היכולת להמשך משותף.

כדי שתהיה עבודה משותפת טובה, יש צורך בתיאום ציפיות ולפחות שהעובד המועמד יקבל על עצמו את דרישות המוסד אפילו אם לא תמיד הן תואמות את השקפתו.

באם מגיעים להסכמה על הגדרת התפקיד ולתיאום ציפיות, חותמים על הגדרת התפקיד ועושים אותו להסכם עבודה.

כאן מתחיל השלב השלישי והמעשי של כניסת העובד לתפקידו. גם בשלב זה יש שלושה שלבי משנה שהם שלושת תקופות הניסיון, כאשר בסיום כל תקופת ניסיון נעשה סיכום כתוב ומוגש לעובד.

אם באחת מתקופות הניסיון כפי שתוארו כאן נראה שהעובד אינו כ"כ מתאים, יש צורך בשיקול דעת והחלטה נכונה אם כדאי להשאירו במערכת, כיוון שעובד שאינו מתאים, יכול בהמשך הזמן להביא לכך שהמוסד לא יוכל לתפקד כראוי ולכן באם העובד אינו מתאים, כדאי לעמוד על כך בתחילת הדרך, להודיע לו על כך ולנסות למצוא עובד אחר יותר מתאים.

בדרך כלל אם הצליחו כל שלוש תקופות הניסיון, אפשר לראות את העובד כחלק מצוות העבודה ולהצלחת המוסד. יהיה צורך, כחלק משגרת עבודת מוסד השליחות, לערוך ישיבת עבודה שבועית עם רכז הפעילות. דבר זה הוא מוכרח להצלחת עבודת המוסד ואין לוותר עליו. בישיבת עבודה זו מעלים את הדברים שבוצעו, מה מתוכנן להמשך ובעיות שונות המתעוררות בתהליך העבודה. ישיבות עבודה אלה חיוניות להצלחת עבודת המוסד ולהתפתחותו.

בהצלחה רבה בעבודת השליחות

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   –

 נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.