מעשה בפועל – תכנית עבודה מעשית לאירוע י"ט כסלו

טור שבועי מאת שמריהו הראל – עבודה מתוכננת מצליחה יותר

דוגמא לתכנון מעשי של אירוע

אנו עושים הפסק מכוון בסדרת המאמרים העוסקים בתכנית העבודה של מוסד השליחות, וזאת כדי להראות בצורה מעשית כיצד בונים תכנית עבודה, ובמקרה זה – לקראת י"ט כסלו.

הכלי התכנוני הזה יכול לסייע בבניית תכנית העבודה שלכם בארגון התוועדות י"ט כסלו במוסד השליחות שלכם.

נקודת ההתחלה של העבודה המעשית הזו, היא ישיבת עבודה של צוות מוסד השליחות לתכנון אירוע י"ט כסלו. בישיבה זו הוחלט להכין תכנית אשר תכוון לקהל היעד הגדול ביותר האפשרי במוסד שליחות זה. אירוע מפואר אשר ישאיר רושם חזק ונעים על כל המשתתפים בו ויבהיר היטב את סיפור המאסר והגאולה של אדמו"ר הזקן והלקחים הנלמדים ממנו.

בישיבה נקבע שמנהל הפעילות של בית חב"ד יהיה אחראי לתכנון ולכתיבת התכנית וכל הקשור להוצאתה את הפועל וזאת כמובן בתיאום מלא עם מנהל בית חב"ד ומנהלי המערכות השונות בבית חב"ד.

והנה לפניכם התכנית שכתב מנהל הפעילות:

ארגון וביצוע התוועדות י"ט כסלו ע"י בית  חב"ד

הרקע

בית חב"ד מהווה מרכז ליהדות לכל תושבי השכונה ורואה חובה לעצמו לספק את כל צרכיהם בנושאי יהדות בכלל וקבלת פני משיח צדקנו בפרט. בע"ה בעוד כ- 5 שבועות יחול י"ט כסלו – ראש השנה לחסידות וחג הגאולה של אדמו"ר הזקן. הרבי שליט"א מלך המשיח מעורר ומעודד שיש צורך לחוג את י"ט כסלו בהיקף ובעוצמה הגדולים ביותר.

קהל היעד והצרכים הקשורים לאירוע זה, אירוע י"ט כסלו זה מכוון לכלל תושבי השכונה שהם קהל היעד במקרה זה. הצורך הוא לשתף את כל התושבים חג הגאולה י"ט כסלו בסיפור המיוחד בו והמסרים הרוחניים הרלוונטיים ממנו אלינו בית חב"ד ותושבי השכונה.

החזון

כעבור כ- 5 שבועות, ערב י"ט כסלו כשעה לפני תחיל האירוע- באולם מפואר וגדול בשכונה, מקושט ומואר באור יקרות, ערוכה בימת הכבוד וכנגדה עשרות שולחנות מכוסים במפות וערוכים בטוב טעם. הקהל הגדול, אנשים, נשים (בנפרד כמובן) ונוער כבר יושב ברובו סביב השולחנות ונהנה מהכיבוד הטעים.

המנחה עורך הכנות אחרונות ומשוחח עם מארגני ההתוועדות על הפרטים הזקוקים עדיין לתיאום אחרון.

ילדי המקהלה מוכנים וכן כל הצוות אשר יפעיל את תכנית ההתוועדות המתוכננת להיות נעימה, ערכית ומגוונת. כל האורחים מקבלים כרטיסי ברוך הבא יפים ועליהם הזמנה למילוי פרטיהם האישיים לשם שמירת קשר בעתיד. ועכשיו פותחת התזמורת במחרוזת נעימות חסידיות… כאן מתחילה תכנית הכנס…

לאחר שעתיים של תכנית מעניינת ואף מרתקת, משמיע המנחה מילות ברכה וסיום הכנס ומברך את הקהל להתראות בקבלת פני משיח צדקנו וכן מודיע שכל משתתף ומשתתפת יקבלו שי מיוחד לרגל הכנס. השי יימסר להם בנקודת היציאה. הקהל הגדול, עדיין תחת הרושם הנעים והחזק של הכינוס המוצלח, מתחיל אט אט להתפזר כאשר ההורים אוספים את ילדיהם מחדרי השמרטפיות ועושים את דרכם חזרה לביתם.

המטרה

תכנון, ארגון וביצוע התוועדות לכבוד י"ט כסליו לכל הנוער והבוגרים בעיר בקנה מידה המפואר והערכי ביותר.

השיטה

צוות של עובדי בית חב"ד בראשות מנהל הפעולות ובסיוע אנשי מקצוע מתאימים יתכנן, יארגן במשך 5 השבועות הקרובים ויבצע התוועדות י"ט כסליו, מפוארת במישור הגשמי- אולם מפואר וכו' והרוחני- תכנית ערכית, מגוונת ומבוצעת בצורה מקצועית.

דרכי הפעולה

הגדרת קהל היעד ומיקומו בשכונה

אנו קובעים שקהל היעד יהיה מגיל נוער ועד מבוגרים כולל גברים ונשים מכל המגזרים.

הצד המערבי של השכונה – אוכלוסייה שלע"ע אינה שומרת תו"מ.

הצד הדרומי – אוכלוסייה חרדית.

הצד הצפוני והמזרחי- אוכלוסיית הכיפות הסרוגות.

בניית התכנית האמנותית ערכית לאירוע

מוזיקת רקע בהגעת הקהל.

פתיחה על ידי המנחה.

ברכת רב השכונה, ברכת ראש העיר.

המנחה מציג את האישיות המרכזית.

סיפור י"ט כסלו והקשר אלינו ולימינו.

מקהלת הילדים, סיפור אישי של הדמות המרכזית.

מחרוזת ניגוני חב"ד, הגרלה כרטיסי טיסה לרבי שליט"א.

מילוי כרטיסי הקשר, ריקודים, מילות סיום.

תכנון המשתתפים בתכנית

תזמורת, מנחה, רב השכונה, ראש העיר.

אישיות מרכזית, ילדי המקהלה.

תיאומים עם גורמים מקצועיים

תזמורת, תכנית, זמן ביצוע, זמן הגעה.

עלויות, צורת הגעה ופיזור, צורת תשלום.

חוזה קבלת שירות, מנחה, תכנית, זמן ביצוע.

זמן הגעה, עלויות, הגעה ופיזור, צורת תשלום, חוזה קבלת שירות.

רב השכונה, הנושא שידובר, הזמן שיוקצה לדיבור.

תזכורת זמן מה לפני האירוע.

צורת ההגעה, ראש העיר, תיאום הנושא, הזמן שיוקצה, משולח הזמנה רשמית.

אישיות מרכזית, תיאום מדויק של הנושא והציפיות מהדובר.

הזמן המוקצה, התשלום, צורת ההגעה, חתימה על חוזה שירות.

האחראי על המקהלה, תכנית, זמן ביצוע, זמן הגעה, עלויות.

הגעה ופיזור, צורת תשלום, חוזה קבלת שירות.

קייטרינג, תפריט, זמן הגעה והתארגנות.

לוח זמנים להגשה, זמן סיום, צורת תשלום.

חוזה קבלת שירות, שמרטפיות, תכנית.

מיקום, לוח זמנים לפעילות, צורת תשלום.

תכנון מקום האירוע

איתור אולם מתאים, מו"מ על זמן האירוע, מו"מ על גובה תשלום ותנאי תשלום.

תיאום התכנית ותיאום ציפיות, חתימה על חוזה שימוש במבנה.

תכנון הארגון הפנימי של האולם

מיקום הבימה ומקומות הישיבה, מיקום המנחה, מספר השולחנות והכיסאות, צורת ומיקום התפאורה.

מקום התזמורת, מקום המקהלה, מיקום מסכי וידיאו.

קביעת זמן האירוע

קביעת מסגרת הזמנים לביצוע (בסעיף משאבים\זמן).

קביעת לוחות זמנים לתכנון, ארגון וביצוע (בסעיף משאבים\זמן).

תכנון וביצוע הפרסום לאירוע

הגדרת סוגי קהלי היעד, הגדרת סוגי הפרסום לפעולה, מודעות רחוב, מודעות בבתי הכנסת.

מודעה בעיתון המקומי, מודעה באתר האינטרנט העירוני בשיתוף העיריה.

פרסום באמצעי הפרסום החברתיים כולל משלוח פרסום לנמענים בשכונה, מקורבים וכדו', על ידי מכוניות עם רמקולים.

הגדרת הפרסום לכל סוג קהל יעד ולכל סוג פרסום, כתיבת הפרסום, ביצוע הפרסום על ידי אנשי מקצוע.

התקשרות עם מפרסמים והעלאת הפרסומים לאוויר.

תכנון הגעה, כניסה, רישום, פיזור

ההגעה תהיה בע"ה בתחבורה ציבורית ופרטית.

הכניסה לאולם תהיה מהכניסה הראשית מרחוב.

הכניסה תתחיל משעה לפני תחילת האירוע.

מפתיחת האולם לקהל, יעמדו אברכים חסידיים ויקבלו את הקהל. בצד כניסת הנשים יעמדו בנות כנ"ל.

צוות רישום ירשום את פרטי המשתתפים (לפי רצונם) להמשך קשר.

הישיבה בנפרד לגברים ונשים.

הדלתות יהיו פתוחות לכל אורך האירוע.

הפיזור מיד עם מילות הסיום וניגון הסיום של התזמורת.

שי מיוחד יחולק לכל המשתתפים ביציאתם מהאולם.

תכנון שמרטפים (פעילות לילדים) לילדים המגיעים עם הוריהם

ייוחד מקום לפעילות לילדים שהוריהם רוצים בכך.

במקום יהיו שמרטפיות אשר יפעילו תכנית פעילות לילדים.

כל ילד יקבל תג זיהוי על שמו ושם המשפחה וטלפון של ההורים.

בסיום האירוע יאספו ההורים את ילדיהם ויצאו לדרכם הביתה.

אין אפשרות שילדים יגיעו ללא הורים.

תכנון הכיבוד\ מזון

בעיקרון תהיה סעודת מצווה לפי תפריט שיחלט על ידי האחראי לכך.

הגשת המזון וכל הקשור לכך כולל ניקוי וסידור לאחר הסעודה תהיה על ידי קייטרינג חיצוני.

התכנון הוא לאלף משתתפים בע"ה.

תכנון השי למשתתפים

יקבל כל משתתף שי ערכי המסמל את תוכן האירוע.

צורת השי תקבע על ידי האחראי.

ביצוע השי על ידי האחראי וחלוקתו בהתאם לתכנית ובתיאום עם המנחה.

תכנון סכמת זרימה של האירוע מפתיחת האולם לקהל ועד סיום הפיזור

סיכום

כתבנו כאן תכנית לתכנון אירוע י"ט כסלו אשר כל מוסד שליחות יכול לעבוד לפיו ולהצליח. זהו החלק הראשון של התכנית ובע"ה יבוא בהקדם החלק השני והמסכם הכולל את תכנון המשאבים הנחוצים להבאת התכנית לפועל טוב.

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   –

נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.