עשה זאת בעצמך: כלי גשמי ורשמי

הקמת מוסד שליחות – מאמר רביעי בסדרה: כיצד נייסד עמותה וננהל את מוסד השליחות שלנו

מאת: הרב שמריה הראל

במאמר הקודם, הבנו מה היא עמותה מלכ"רית וכיצד היא בנויה ומה היא התועלת שיכולה להביא לניהול מוסד השליחות שלנו. במאמר זה, הרביעי בסדרה, נתבונן ונראה כיצד נייסד בפועל וננהל את העמותה שלנו.

לפני שניגש לצעדים המעשיים של ייסוד העמותה, הבה נתבונן מעט במרכיבים היסודיים של עמותה ולאחר מכן נראה כיצד מרכיבים אלה באים לידי ביטוי בעבודה היומיומית.

• מייסדי העמותה – 7 אנשים או נשים אשר יש להם עניין בשליחות זו ומוכנים להיות מייסדי העמותה (אפשר לייסד עמותה גם עם 2 אנשים, אבל אז חלים עליה מגבלות מסוימות, כגון קבלת סעיף 46. כדאי שמלכתחילה יהיו 7)
• האסיפה הכללית – גוף של העמותה המורכב מהמייסדים וכן מכל אדם נוסף המצטרף לשורות העמותה.
• ועד העמותה – שניים או יותר מחברי האסיפה הכללית אשר תפקידם לנהל את העמותה
• פרטיכולים – מסמכים הנכתבים על ידי הנהלת העמותה ומתעדים את החלטות העמותה בכיווני עבודה, הוצאות כספיות, מינויים שונים וכדו'.
• ועדת ביקורת לעמותה – מורכבת משני חברים אשר אינם חברי האספה הכללית וגם אין להם קשר כספי לעמותה.
• רואה חשבון – בודק את ניהולה הכספי של העמותה ומגיש ניירות שונים לרשם העמותות ודו"חות למס הכנסה ומע"מ
• חשבון בנק של העמותה – דרכו מנוהלים כספי העמותה הנכנסים והיוצאים
• מנהל כללי לעמותה – יכול להיות מתוך האסיפה הכללית או סתם אדם המתאים לכך
• עובדי העמותה – לפי הגדרות התפקידים שלהם

גופים מולם עובדת העמותה

• משרד רשם העמותות – רושם את העמותה ומפקח על התנהלותה, מקבל דיווחים שנתיים ומדרג את העמותה מבחינת ניהול תקין.
• ניהול תקין – תעודה מיוחדת הקובעת שהעמותה מנוהלת כסדר לפי נוהלי העמותות ורשם העמותות. תעודה זו מאפשרת קבלת תקציבים ממשרדי ממשלה ועירייה וכן תרומות מגופים שונים.
• משרדי מס הכנסה ומשרדי מע"מ – תפקידם להגדיר את מעמד העמותה ברשות המיסוי וניהול הכספים
• רשויות – עיריות ומשרדי ממשלה

נכון, נראה שיש ריבוי מרכיבים. אבל באמת הכול לטובתנו – נרצה בהחלט להבין שכל מרכיבי העמותה, תפקידם להקל עלינו את עבודת ניהול מוסד השליחות ולאפשר לקבל את המשאבים הנחוצים לנו ולהפעיל אותם בצורה תקינה.

עכשיו לאחר שהכרנו את הגורמים הנוגעים לעבודת העמותה, ניגש לעבודה:

• אנו אוספים שבעה אנשים המעוניינים להיות מייסדי העמותה
• באתר רשם העמותות, אנו ניגשים לרישום עמותה חדשה ועוקבים אחרי ההוראות. כדאי להיעזר כאן ברואה חשבון, עורך דין או יועץ לעמותות המכיר את עבודת העמותות. ניתן גם להוריד טפסים מכאן.
• תשלום אגרה להקמת עמותה באתר משרד המשפטים.
• תהליך זה יכול לקחת בין שלשה שבועות לכמה חודשים, תלוי הרבה במרץ שאנו משקיעים בו.
• לאחר הגשת הניירת לייסוד העמותה, בדרך כלל אם הכול תקין, הרי בתוך שבועיים נקבל תעודה רשמית המעידה על רישום חוקי של העמותה שלנו.

לאחר שיש בידנו תעודה של עמותה רשומה אנו צריכים לבצע את הצעדים הבאים:

1. אנו צריכים לכנס את האסיפה הכללית והחליט על המינויים הבאים:
   1. ועד לניהול העמותה, לפחות שני חברים, רצוי יותר
   2. מינוי רואה חשבון לעמותה. צריך שיהיה רואה חשבון המבין בניהול עמותות וכן שהוא מוכר כרואה חשבון אמין

• החלטה על פתיחת חשבון בנק וכן באיזה בנק ובאיזה סניף

1. החלטה על כמה (לפחות שניים) מורשי חתימה לחשבון הבנק ולמסמכים הנוגעים לעבודת העמותה
2. החלטה על מינוי מנהל כללי לעבודת העמותה

2. החלטות אלה צריכות להירשם בפרטיכול מסודר. ההחלטה על פתיחת חשבון בנק ומינוי מורשי חתימה צריכה להיות בפרטיכול בפני עצמו בגלל העובדה שצריך להציג עותק של פרטיכול זה בבנק בזמן פתיחת החשבון. כל הפרטיכולים יהיו ב- 3 העתקים וייחתמו על ידי שניים מחברי הועד.

לאחר החתימה על הפרטיכולים, יש להעבירם לרואה החשבון אשר מעבירם לאישור רשם העמותות. לאחר מכן תקבלו עותק מאושר של הפרטיכול, מה שמאשר את תקפו.

3. רואה החשבון אתו עובדים, ירשום את העמותה במשרדי מס הכנסה ומשרדי מע"מ (לעיתים יהיה מנהל/מזכיר העמותה נדרש לגשת לרישום זה) ויקבל אישור מוסד מלכ"ר ואישור ניהול ספרים. כל האישורים והניירת הרשמית צריכים להיות מתויקים בקלסרים מסודרים.

יש להקפיד על הכלל: לעולם את תתנו את הניירות המקוריים לאף אחד. רק העתקים. המקור תשמרו אצלכם במקום מסודר ושמור.

רצוי שיהיה משרד לעמותה בו תתנהל עבודת המזכירות ושם יהיו הקלסרים עם הניירת הרשמית.

לניהול העמותה נמנה מנהל אשר תפקידו העיקרי לקבוע (יחד עם השותפים בעמותה) חזון לעמותה ולאור חזון זה לבנות תכנית עבודה לפעולות השונות שהעמותה עם העובדים בה צריכה לעשות ולבצע.

יש לנו מערכת היכולה לקלוט עובדים ולהגדיר את תפקידם וכן לשלם להם שכר הוגן על עבודתם.

אנו יכולים לקבל כספי תרומות ותקציבים שונים וכן תשלומים על עבודתנו עם קהל היעד שלנו וכיוון שכל הכספים הנכנסים והיוצאים נרשמים בצורה מסודרת ומדויקת אנו יכולים לקבל תמונה ברורה על הניהול הכספי והתקציב שלנו. ניתן לאחר שנתיים של פעילות תקינה הכוללת קבלת אישורי ניהול תקין לעמותה, ניתן להגיש בקשה לקבלת סעיף 46 לפקודה.

בצורה זו, קל לנו לקבוע מטרות אמתיות לעבודת מוסד השליחות ולבצע את כל המטלות. אנו מתמקדים בקהל היעד ומשתדלים להגיע לעוד ועוד פרטים מקהל היעד ולהעביר אליו בצורה נעימה ואף יצירתית את המסרים של הרבי שליט"א ועבודתנו הולכת ומתרחבת מפעם לפעם ומצליחה.

להורדת מסמכים להקמת עמותה לחץ כאן 

http://www.odc.co.il/ra-israel/

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il או שלחו לנו מייל לAdvice@odc.co.il