להצליח בשליחות: לשאוף, להתמקד, להגשים

מאת שמריהו הראל – עבודה מתוכננת מצליחה יותר

* במאמרים הקודמים למדנו על חשיבות תכנית העבודה ועל כך שהיא מסדרת את מערכת העבודה כדי להביא לידי פועל את עבודת השליחות שלנו. למדנו על מבנה תכנית העבודה והתחלנו לפרט את מרכיבי תכנית העבודה ובראשונה את הגדרת קהל היעד שלנו שהוא בעצם הסיבה העיקרית, בשבילה אנו נמצאים בשליחות – כלומר להגיע אל קהל היעד ואתו לעבוד ואותו לקרב לכל ענייני היהדות. לצורך זה אנו גם לומדים היטב את צרכי קהל היעד, בעיקר הרוחניים וגם הגשמיים.

בשלב זה אני מעוניין לחזור ולהעניק לכם מבט ממוקד יותר בחזון ובנושאים נוספים, עליהם נכתב בעבר, על מנת שיהיו בהירים וברורים יותר.

השלב הבא בבניית תכנית העבודה הוא כתיבת החזון.

מה הוא החזון? ובכן, החזון הוא תמונה דמיונית שאנו מציירים לעצמנו כיצד ייראה מוסד השליחות שלנו בעוד כמה שנים.

החזון בנוי תמיד על בסיס הגדרת קהל היעד והצרכים הרוחניים והגשמיים שלו. מדוע? מכיוון שכדי שנוכל לעבוד עם קהל היעד ולמלא את צרכיו הרוחניים והגשמיים, אנו מקימים את מוסד השליחות ולכן מוסד השליחות שלנו נבנה באופן שימלא את צרכי קהל היעד.

לדוגמא: אם קהל היעד שלנו הוא שכונה צעירה עם ילדים, ויש צורך במעון ובגן. הרי שאנו נייסד מעון וגן. ובאם קהל היעד שלנו הוא מטיילים ברחבי העולם, אנו נייסד בית חב"ד למטייל.

החזון מצייר תמונה עתידית מושלמת של מוסד השליחות כשהוא אינו מתחשב בשום מגבלות כספיות, אנושיות או ארגוניות. עצם קביעת החזון מסייעת לנו לייצר מוטיבציה פנימית, מודעת או תת-מודעת, להגשמתו.

כדי שנוכל להבין זאת טוב יותר אני מביא כאן דוגמא לכתיבת חזון לבית חב"ד, דמיוני אמנם אבל בהחלט אפשרי למוסד שליחות חב"די.

– החזון –

תמונת על, בסיום 5 שנים של תכנית העבודה

בשכונת חב"דילנד פועל בית חב"ד השוכן בבניין גדול בן 4 קומות במרכז השכונה. הבניין מאכלס בקומת הקרקע שלו את משרדי בית חב"ד וכן חנות גדולה לתשמישי קדושה המספקת את צרכי ספרי הקודש, תפילין ומזוזות של תושבי השכונה והשכונות הסמוכות, וכן של בתי חב"ד רבים בכל האזור.

בקומה השנייה של הבניין שוכנת כבוד מסעדה כשרה למהדרין ומפוארת, המושכת אליה רבים מכל רחבי הארץ. המסעדה מנוהלת על ידי גורם פרטי, אמנם בחוזה נרשם שלילות השבת והחגים, שייכים בלעדית לבית חב"ד, העורך אז סעודות שבת לאורחים רבים.

בקומה השלישית של הבניין, בית כנסת נאה ומכובד, ובו גם מקום להתוועדויות בימים של פגרא ובכלל.

הקומה הרביעית משמשת סניף לתנועת הנוער צבאות השם, אשר בו משתתפים כ- 750 ילדים מכל השכונות בסביבה.

בערבי שבת וחג  מחלק בית חב"ד סלי מזון למשפחות נזקקות, במכלול מבצע מעות חיטים.

בשכונה יש 5 גני ילדים ומעון גדול ובהם כ- 300 ילדים כ"י, הלומדים על טהרת הקודש.

בית ספר ממ"ד חב"ד ובו כ- 300 תלמידים וכן ישיבה קטנה ובה 50 תלמידים בשני שיעורים- א, ב.

צוות הפעילות של בית חב"ד מונה, את מנהל בית חב"ד, החולש על כל הפעילות. לימינו רכז פעילות האחראי לכל הפעילות העל מוסדית, מהפעלת צבאות השם, דרך ארגון ההתוועדויות בבתי הכנסת בשכונה בימי פגרא, והשיעורים ברבים הנמסרים בכל בתי הכנסת, מבצעי זיכוי הרבים במשך כל השנה בחגים ובמועדים וכן בימי החול. מנהל בית הספר ומנהל הגנים. מזכירה מקצועית  ואיש אחזקה האחראי לתקינות המבנים והציוד. הצוות נעזר בבחורים הבאים לפי הצורך מישיבת חב"ד ברמת אביב ומכפר חב"ד.

בכל שבתות השנה, מגיעים צוותי בחורים להקהיל קהילות בבתי הכנסת בשכונות ולעריכת מסיבות שבת עם הילדים. הדגש העיקרי במסיבות השבת, הוא על 12 הפסוקים, לימוד במוסדות חב"ד  והירשמות לצבאות השם בסניף המקומי.

פעילות בבתי הכנסת, בתי הספר וברחובות השכונה מתקיימת סביב מעגל השנה בחגים והמועדים.

בנוסף לשיעורים בבתי הכנסת, מתנ"סים ובתי גיל הזהב, מתנהלים שיעורים גם בבתים פרטיים וכן יש שיעורים עם מקורבים בעלי עסקים במשרדי העסק שלהם.

שיעור דבר מלכות והתוועדות מתקיימים בליל שישי בבית חב"ד ובו משתתפים רבים  מתושבי השכונה.

בקיץ  מופעלת קייטנה ברוח היהדות לילדי השכונה, הקייטנה מלאה בחוויות יהודיות.

זוהי דוגמא לכתיבת חזון , וכפי שאנו רואים החזון לוקח בחשבון את כל הפרטים הקשורים לפעילות עם קהל היעד ואת כל מוסדות המשנה שנקים כדי למלא את צרכי קהל היעד. כמובן שבניית חזון זהו לא תהליך של רגע אחד או שעה אחת וצריך להשקיע בכך מאמץ וזמן. אנו נפרט בע"ה את תהליך כתיבת החזון באחד המאמרים הבאים.

סיכום:

החזון מתאר לנו את תמונת המצב העתידית כאשר אנו עונים לצרכי קהלי היעד וממלאים אותם.

לאחר קביעת החזון, אנו נכנסים יותר ל"קרביים" של תכנית העבודה ורוצים לראות מה היא הדרך אשר בה נוכל להגיע אל החזון שבנינו עבור מוסד השליחות. כאן אנו לוקחים את החזון, ו"מפרקים" אותו לחזונות משנה קטנים יותר, להם נקרא "יעדים" . היעדים הם למעשה מטרות בעבודתנו אשר ישמשו לנו אבני דרך על ידם נגיע אל החזון.

חשיבות קביעת היעדים בעבודתנו

כל תכנית עבודה, מהגדולה ביותר ועד הקטנה ביותר, מתחילה בקביעת היעדים אותם אנו רוצים להשיג או אליהם אנו רוצים להגיע. מכיוון שתכנית העבודה היא נגזרת ישירה של היעדים, הרי קביעה מדויקת  של היעדים, מאפשרת לנו לבנות תכנית עבודה מתאימה ויעילה וכן מאפשרת בניית מערכת עבודה אשר אם ננהל אותה כראוי, נשיג את היעדים בקלות יחסית ובהוצאות הקטנות ביותר האפשריות.

קביעת היעדים היא תוצאה והמשך ישיר של הגדרת קהל היעד וצרכיו ושל החזון. היא גם מיקוד ותרגום לפועל של משימת השליחות המוטלת עלינו ומהווה הגדרה טכנית של המשימה. לאור הגדרת היעדים אנו מסוגלים לכתוב תכנית שתבצע את המשימה שהיא לקשר יהודים ולהבדיל גויים לרבי שליט"א מלך המשיח ולהכין את העולם לקבלת פני משיח צדקנו.

שלוש סיבות לחשיבות לקביעת יעדים ברורה וממוקדת

* קביעת היעדים כנגזרת של הגדרת החזון וצרכי קהל היעד תביא לקביעה של יעדים גדולים ביותר ותיתן לנו אפשרות למלא במלואה את השליחות המוטלת עלינו.
* כפי שהסברנו למעלה הרי לכל עבודה יש ריבוי גדול מאד של פרטים הנחוצים לביצוע העבודה- אנשים בעלי תפקידים, כלי עבודה, מבנים, כספים, יכולות מקצועיות וידע וכן מימד הזמן. אנו קוראים למכלול האמצעים הדרושים לביצוע העבודה- "מערכת העבודה", ולכן, כאשר נקבע יעדים ברורים וממוקדים, נוכל לבנות מערכת עבודה נכונה, עם בעלי תפקידים הנדרשים, מבנים, אמצעים, וכספים כולם כנגזרת של יעדי העבודה.
* באם לא נקבעים יעדים, הרי שבתוך ביצוע העבודה, מתוך קשיי ובעיות היומיום של העבודה השוטפת, אנו מאבדים את החתירה אל המטרה ומשקיעים את מירב המרץ, הכוחות וההתלהבות בפתרון בעיות  זמניות.

שני סוגים בקביעת היעדים

* יעד ממוקד, כמו למשל הקמת מעון, או הקמת מקווה, או הפעלת קייטנה בעונת הקיץ, או ארגון אירוע חנוכה וכדו', כלומר יעד הכולל ביצוע משימה מאד מוגדרת וברורה.
* יעד כללי, כלומר יעד הכולל כמה סוגים של פעילות, כמו למשל: הקמת בית חב"ד, אשר יכולה לכלול תחתיה עוד כמה יעדים ממוקדים כמו הקמת מעון, גן, בית ספר ישיבה, שיעורים ועוד.

במקרה שהיעד הוא כולל, יבוא מיד אחרי הגדרת היעד סעיף של הגדרת יעדי ביניים.

לדוגמא- ביעד הכולל של הקמת בית חב"ד למטייל, יהיו יעדי הביניים:

* ארגון סעודות שבת בכל לילות וימי השבת והחגים.
* ארגון מערכת שיחות ושיעורים למטיילים המעוניינים בכך
* ארגון מערכת סיוע למטיילים

אלה הם שלושה יעדי הביניים הבסיסיים אותם נצטרך להשיג כדי שנוכל להגיע ליעד הכולל אותו הצבנו לעצמנו- הקמת בית חב"ד למטייל.

סיכום

קביעת יעדים  מוגדרים ומדויקים מאפשרת לנו לבנות תכנית עבודה יעילה, חסכונית ואפקטיבית להשגת היעדים ובסופו של תהליך – להגעה לחזון.

השיטה

השיטה היא התחלת הגדרת מערכת העבודה שלנו והיא מגדירה את דרך העבודה הכללית שנבחר להפעלת מוסד השליחות שלנו.

בדרך כלל קיימות שתי צורות שיטה עיקריות:

* שיטה קיימת ומובנת, כמו– בית ספר, בית חב"ד, בית חב"ד למטייל, כינוס ילדים, ישיבה, ועוד סוגים של שיטות עבודה, אשר הקו המאפיין שלהם הוא שהן שיטות שגובשו ונקבעו מכבר והן מוכרות ועובדות כשורה כל אחת בתחום שלה.
* שיטה אשר נבנית על ידינו בהתאם לצרכים כדי להשיג את היעדים שנקבע.

כאשר השיטה היא מובנית מכבר, מספיק לנו לכתוב את צורת השיטה, ורק לציין למשל, איזה סוג של צוות עבודה יפעיל אותה. לדוגמא- בית חב"ד למטייל אשר יופעל על ידי בחורים בוגרי קבוצה, או על ידי זוג חב"די צעיר.

אמנם, כאשר אין שיטה מוכרת ואנו צריכים לבנות שיטה שתתאים כדי להגיע אל המטרה אנו צריכים לציין כמה פרטים חיוניים אשר יאפיינו את השיטה החדשה:

א. סוג כוח האדם אשר יפעיל אותה

ב. את סוג הפעילות שהם יבצעו כדי להשיג את המטרה ובמקרים רבים את סוג האמצעים- ציוד או מבנים שהם יפעלו אתם. לדוגמא- זוג חבד"י צעיר ישכור מבנה ויפעיל  קבלות שבת ומערכת שיעורים ופעילויות נוספות עבור קהל המטיילים והקהילה היהודית המקומית.

סיכום

בחירת שיטת העבודה הנכונה תחסוך לנו זמן בבניית תכנית העבודה

דרכי הפעולה

דרכי הפעולה הן כל הפעולות אותן עלינו לבצע כדי שנוכל להגיע אל המטרה אותה קבענו לעצמנו או שנקבעה עבורנו. בדרכי הפעולה עצמן יש שני סוגים עיקריים:

דרכי הפעולה הכלליות

דרכי הפעולה הכלליות, הן אותן פעולות אותן עלינו לבצע להשגת המטרה, אמנם עדיין ללא פירוט רק אלא ככותרות. למשל בהקמת בית חב"ד למטייל

* הגדרת קהל היעד לפעילות
* יצירת תמונת שטח של מוקדי התרכזות המטיילים ומסלולי הטיולים
* בדיקת מצב התשתיות- מבנים, דרכים, דרכי גישה, מבנים ציבוריים לפעילות ולמגורים
* הגדרת סוגי הפעילות האפשריים עם מטיילים ועם אנשי הקהילה המקומית
* בדיקת מצב הקהילה היהודית המקומית מבחינת היכולת לקבל פעילות כזו
* בדיקת מצב החיים היהודיים בקהילה הקיימת
* בדיקת מצב הכשרויות במזון
* בדיקת יוקר המחיה במקום

סיכום

בכתיבת דרכי הפעולה הכלליות, אנו מתחילים למעשה כבר לראות כיצד יהיו הפעולות הממשיות בשטח.

במאמר זה למדנו על סדר הפעולות בכתיבת תכנית העבודה וחשיבות כל שלב בעניינו. הסדר הזה, בעבודה מן הכלל אל הפרט מסייע לנו בתכנון מדויק של עבודתנו וכן מסייע לנו לזכור את הפרטים החשובים (שלא יישכחו).

*

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   –

 נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.