"כיצד לבנות מוסד בצורה הנכונה" • טור שבועי

שמריהו הראל

אנו כותבים כאן מאמר נוסף בסדרת מאמרים (אשר חלקם כבר פורסמו) הבאים ללמד ולהראות בצורה ברורה ומובנת, כיצד, לאחר שהחלטנו להיכנס לשליחות הרבי שליט"א להכנת העולם לקבלת פני משיח צדקנו, נוכל לבנות היטב את מוסד השליחות שלנו ולהגיע למטרות שהרבי מציב בפנינו.

כתבנו באריכות על חשיבות תכנית העבודה למוסד השליחות ומרכיביה.

כדי לתת הבנה נכונה ומיקוד מסודר של תכנית העבודה. נחזור במאמר זה על כל נושא תכנית העבודה. מה מהותה? מה חשיבותה? ומהו מבנה תכנית העבודה. דבר זה יצייר במוחנו תמונה מסודרת אשר לאורה נעבוד בהמשך.

נראה לי נכון לציין שלתכנית עבודה יש מבנה קבוע ומסודר, אשר כאשר לומדים אותו, הוא עושה את עבודת התכנון קלה בהרבה. היתרון של מבנה תכנית העבודה אשר יוצג כאן, הוא שכל סעיף בו, הוא נגזרת של הסעיפים הקודמים לו ולכן בדרך כלל, לא יוכל שום פרט חיוני להעלם.

ובכן, הבה נתבונן:

הנושאים עליהם נלמד במאמר זה:

מה היא תכנית עבודה והסעיפים מהם היא בנויהכתיבת קהל היעד וצרכיו, ומה היא תכנית עבודה:

כאשר מוטלת עלינו משימה, ובמקרה זה, הפעלת מוסד השליחות שלנו, הרי כדי לבצע משימה זו בצורה טובה תוך התחשבות מכסימלית במשימה שהוצבה בפנינו, עלינו לבנות מערכת עבודה מתאימה שתיתן לנו את האפשרות לבצע משימה זו.

מערכת העבודה  מוכללת מהרבה פרטים המתחלקים בדרך כלל לשישה מרכיבים עיקריים:

א. אנשים – כלומר אנחנו ועוד בעלי תפקידים אותם נכניס למערכת העבודה, כל אחד עם תחום הפעילות שלו או שלה.

ב. מבנים – כלומר המבנים הנחוצים , כמו משרדים, מקום לאכילה, להרצאות ולפעילות, בהם שוכן המוסד שלנו ופועל את פעולותיו

ג. ציוד – כל פריטי הציוד אשר בהם נשתמש בעבודתנו השליחותית, ממחשב ועד שולחן, מעט ועד מדפסת.

ד. שינוע – כיצד נשנע את עצמנו ואת קהל היעד שלנו.

ה. כספים –  חישוב ופירוט הכספים הנחוצים לכל הוצאות הפעילות, כמו- משכורות לעובדים, שכירות המבנים, תשלום לספקים שונים ועוד. וכן מקורות לגיוס הכספים הנחוצים לנו לכיסוי הוצאות מוסד השליחות.

ו. לוחות זמנים – פירוט הזמנים אם לביצוע אירועים במעגל השנה, או פעולות רבות שנפעל עם קהלי היעד שלנו. או לוחות הזמנים להתפתחות המוסד וכדו'.

כדי לשים כל מרכיב של מערכת העבודה במקומו ובזמנו הנכון, עלינו לבנות תכנית. תכנית זו נקראת תכנית העבודה. ובכן, יש לנו שתי מערכות התומכות האחת בשנייה – מערכת העבודה, ותכנית העבודה. תכנית העבודה תסדר את מערכת העבודה כך שהכל יפעל בזמן ובמקום הנכונים.

תכנית העבודה, היא הכלי אשר אנו נבנה ובו נשתמש, כדי לסדר את כל מרכיבי מערכת העבודה ולהוציא לפועל את המשימות שהוטלו עלינו או שאנו הטלנו על עצמנו כדי להגשים את חזון המוסד שלנו ולמלא את צרכיו של קהל היעד שלנו.

תכנית העבודה אשר נבנה, תגדיר בראש ובראשונה- מה הם יעדי העבודה, כלומר לאן אנו רוצים להגיע, מה תהיה שיטת העבודה, באילו תחומים נפעל ומה הם המשאבים הנחוצים לנו, מה יהיה תפקידם במערכת העבודה וכיצד ישתלב כל אחד מהם בתכנית העבודה כדי להביא להשגת היעד.

מכורח הגדרה זו של תכנית העבודה, הרי שבהעדר תכנית עבודה, נמצא את עצמנו, ברוב המקרים, במצב שבכל רגע נתון אנו צריכים להמציא מחדש מה לעשות כרגע במערכת העבודה, מכיוון שאין תכנית וצריך כל הזמן להחליט מחדש מה יהיה המהלך הבא.

סעיפי תכנית העבודה. תכנית העבודה בנויה בדרך כלל מ- 6 סעיפים ולפי סדר מסוים הנותן לנו אפשרות לכסות את כל הפרטים הנחוצים לנו.

הגדרת קהל היעד אליו אנו מכוונים את פעילותנו ומה הם הצרכים הרוחניים והגשמיים שלו

א. החזון – תמונה עתידית של מוסד השליחות שלנו כפי שהוא מתפתח לענות על צרכי קהל היעד

ב. יעדי הביניים – מטרות בדרך העבודה להגשמת החזון

ג. שיטת העבודה – מעין תרשים זרימה מילולי של דרך עבודתנו הכוללת את סוגי האנשים שיעבדו, המבנים, הציוד ודרך הפעולה הכללית של מוסד השליחות העתידי שלנו

ד. דרכי הפעולה – תיאור דרכי פעולה עיקריות להפעלת מערכת העבודה בדרך להשגת היעדים והחזון, ולאחר מכן דרכי פעולה מפורטות

ה. המשאבים הנחוצים – להפעלת תכנית העבודה שלנו. בדרך כלל יהיו 6 סוגי משאבים כפי שהם מפורטים כאן, ונשים לב שהם אותם המרכיבים שפירטנו קודם כמרכיבי מערכת העבודה.

כוח אדם, הנחוץ לנו:

א. הגדרת תפקידים ותחומי אחריות.

ב. האצלת סמכויות.

ג. מבנים

ד. ציוד

ה. שינוע – כלומר כיצד ננוע אנחנו, או קהל היעד שלנו ממקום למקום

כספים

א. עלויות בהפעלת מערכת העבודה

ב. מקורות הכנסה וייעודם

ג. בניית תקציב

זמן

א. לוחות זמנים מתוכננים להקמת והפעלת מוסד השליחות

ב. לוחות זמנים לפעילויות שלנו עם קהל היעד

בנוסף למשאבים אלה, יש לנו עוד 2 כלי עזר לניהול מערכת העבודה:

א. נוהלי עבודה

ב. ניהול סיכונים

סיכום:

לתכנית העבודה בכל מקרה ובכל זמן, יש את אותם המרכיבים הכתובים כאן. באם נבנה את תכנית העבודה בהתאם לסעיפים אלה, הרי בדרך כלל נבנה תכנית טובה אשר תיתן לנו אפשרות לפעילות טובה ההולכת וצומחת.

עכשיו נתחיל לפרט את מרכיבי תכנית העבודה.

פירוט מרכיבי תכנית העבודה:

קהל היעד וצרכיו:

כיוון שכל עניין השליחות שלנו הוא לפעול עם אנשים, נשים וטף במקום השליחות, הרי הדבר הראשון שאנו עושים הוא להגדיר מי הם אותם אנשים, נשים וטף, אשר בלשון השליחותית, אנו קוראים להם –קהל היעד שלנו כלומר אותו קהל אליו אנו מייעדים את עבודת השליחות שלנו.

אם נחדד קצת יותר את הדברים, נאמר שבהגדרה נכונה של קהל היעד שלנו, תלויה הצלחת עבודת השליחות, שכן, אם נגדיר נכון את קהל או קהלי היעד במקום השליחות, נוכל לבנות מערכות פעילות עם סוגי קהלי היעד אשר יתאימו לכל קהל יעד בפני עצמו ולכן יצליחו הפעולות.

אנו מתארים את קהל היעד שלנו והצורך שקיים, אם צורך גשמי או צורך רוחני, ואת הסיבות הכלליות או המפורטות יותר אשר מביאות לצורך בסיוע שלנו. אנו מסבירים את חשיבות המשימה המוטלת, מי הם האנשים או מוסדות וכדו' הזקוקים לסוג זה של סיוע ומה היא הכוונה הכללית של שליחותנו כלפי קהל יעד זה.

לדוגמא- כאשר אנו רוצים להקים בית חב"ד למטייל באחד האתרים בעולם בהם מטיילים ישראלי בפרט ויהודים בכלל. קהל היעד שנו הוא כל המטיילים הבאים ואשר יבואו בעתיד למקום זה. יתכן שבמקום יש כבר קהילה יהודית ואז גם קהילה זו עם כל האנשים, נשים וטף שלה תיכנס לגדר קהל היעד שלנו  ואנו נצטרך לבדוק היטב מה הם הצרכים הרוחניים, ולעיתים גם הגשמיים של קהילה זו. כאן יתכן שיהיו גם אנשי עסקים, המגיעים למקום לצורך פיתוח וניהול עסקיהם. הם לא חלק מהקהילה וגם אינם מטיילים, אבל הם חלק ברור מקהלי היעד שלנו במקום ואנו צריכים לבדוק מה הם צרכיהם הרוחניים כדי לתת להם מענה.

דוגמא נוספת- הצורך להקמת מעון בשכונה בה יש בית חב"ד- בהמשך לפעילות בית חב"ד בשכונת שפירא בתל אביב, ולאור העובדה שרבים מתושבי השכונה בוחרים בכוון של שמירת תורה ומצוות כדרך חיים, מתעורר הצורך בקיום מוסדות חינוך על טהרת הקודש ובזמן זה בעיקר במעון לחינוך מהגיל הצעיר ביותר. קהל היעד כאן, הוא הילדים בגיל מעון והצורך הוא חינוך יהודי וחסידי לגיל זה. המעון, כאשר יוקם ויופעל, יעניק לאוכלוסייה המקומית את התשובה המתאימה לרצונם בחינוך תורני כבר מגיל ינקות

בשתי דוגמאות אלה מתואר קהל היעד ומתוארים הצרכים הרוחניים המביאים לצורך במוסד שליחות במקומות אלה.

סיכום:

תיאור קהל היעד וצרכיו הוא נתון יסודי הנחוץ לנו לצורך בניית תכנית העבודה של מוסד השליחות שלנו

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il  – נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.