שגרת העבודה במוסד השליחות: ישיבות עבודה

שבת אחים גם יחד – שגרת העבודה במוסד השליחות: ישיבות עבודה

בסדרת המאמרים העוסקים בהקמת מוסד השליחות והצעדים המסודרים, הבאים ליצור הצלחה בעבודתנו, הגענו כבר לתהליך כתיבת תכנית עבודה כללית לעבודת מוסד השליחות שלנו. אמנם מכיוון שמוסדות שליחות רבים ברחבי העולם, גם כאשר הם בתהליך כתיבת תכנית העבודה, נמצאים למעשה כבר בשגרת עבודה במוסד, וזאת מכיוון שקהל היעד נמצא ואנו רוצים לפעול אתו אפילו כאשר עדיין אין לנו תכנית מושלמת לכך, לכן עשינו פסק זמן מכתיבת התכנית והתרכזנו בלימוד נושא הגדרת התפקידים לעובדים במוסד.

סיפור בשליחות

כאן ברצוני לשתף אתכם בסיפור שליחות אמתי, הקשור דווקא לעניין זה, עד כמה חדורים שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בהתלהבות עבודת הקודש להגיע לעוד ועוד יהודים ולקשר אותם אל הרבי ואפילו כאשר עדיין אין להם את כל הכלים הנדרשים. בשנת תשמ"א, הביא אותי הרב ר' דוד שי' נחשון, מלימודיי בישיבת חב"ד במוריסטאון במדינת ניו ג'ערזי ומינה אותי לרכז את עבודת טנקי המבצעים. אותה עבודת קודש נהדרת אשר התחיל כמה שנים קודם בתנופה גדולה בהוראת הרבי שליט"א מלך המשיח.

כמובן שהייתי חדור התלהבות לעבודת הטנקים אשר נתנה אפשרויות בלתי רגילות ומרחיקות לכת להגיע לאלפי ועשרות אלפי אנשים, נשים וטף במאות ישובים ברחבי הארץ ולקרבם ולקשר אל הרבי שליט"א, ואכן הייתי שקוע בעבודה נפלאה זו יומם ולילה. זמן קצר אחרי הגעתי לתפקיד זה, הביא ר' דוד שי' נחשון בחור צעיר – ראובן לנדאו ממקורבי הרב זמרוני ז"ל, מבת ים למלא את תפקיד המזכיר הכללי של הטנקים. לראובן יש חוש נפלא לסדר ולתכנון מסודר, וכאשר הוא הגיע לעבודה וראה כיצד מצד אחד אנחנו אכן משקיעים את עצמנו בעבודה מעל ומעבר לכל מגבלות של זמן ומקום, אבל מצד שני העבודה איננה כל כך מסודרת ומתוכננת, הרי בשביל אדם מסודר כמוהו זה היה כאב לב לא קטן (אני אומר זאת בלשון המעטה), ובאחד הימים הראשונים, אמר לי – שמרי'הו אני חושב שצריך לעשות פסק זמן בעבודה. לעצור את עבודת הטנקים לשבוע, ולעשות סדר. לתכנן, לקבוע יעדים וצורת עבודה מסודרת ורק אחר כך להמשיך. נו… בהתלהבות שהיינו נתונים בה, לא הבנו בכלל איך אפשר להפסיק אפילו לרגע אחד לא כל שכן לשבוע… אבל התייחסתי ברצינות רבה לדבריו של ראובן ובתוך מהלך העבודה התחלנו להכניס סדר, תכניות ומסגרת עבודה מסודרת ומתוכננת.

למה אני מספר את הסיפור הזה?… א. מכיוון שחשוב לדעת את ההיסטוריה של עבודת השלוחים, ובנוסף לכך אפשר ללמוד מכך, שאכן השלוחים רוצים להתקדם ולעבוד אפילו לפני שיש תכנית מסודרת, וצריך יחד עם תהליך העבודה, להכניס את מימד התכנון הנכון, קביעת החזון ותכנית העבודה שתביא את המוסד הרבה יותר רחוק בהישגים – לקשור יהודים וגם להבדיל גויים לרבי שליט"א.

…ולכן אנו רוצים להמשיך את פסק הזמן מכתיבת התכנית ולהתרכז באחד הגורמים המרכזיים להצלחת עבודת המוסד.

הנושא –

ישיבות עבודה

מה היא ישיבת עבודה?

ישיבת עבודה היא מפגש בין אנשים העובדים במוסד השליחות. כפי שכבר למדנו במאמרים קודמים, הרי לכל מוסד שליחות יש חזון. החזון הוא תמונת המצב של המוסד והפעילות שלנו כפי שתיראה בעתיד ותיתן את המענה לצרכי קהלי היעד שלנו. כל אחד מהעובדים במוסד השליחות שואף להביא אותנו אל החזון, כל אחד ואחת לפי הגדרת תפקידו או תפקידה ותכנית העבודה שנבנתה עבורם.

ישיבות העבודה המשותפות נוצרו כדי –

– שיהיה תיאום ציפיות בין מנהלים לעובדים ובין עובדים לבין עצמם

– סיכום פעולות שנעשו ולימוד לקחים לשימור ולשיפור

– לתכנון משותף של פעולות עתידיות

– להעלאת נקודות מאתגרות ומציאת פתרונות להן

– להעלאת רעיונות חדשים ולפריצה קדימה ולסיעור מוחות למציאת דרכי עבודה חדשות בדרך להגשמת המטרה

– להבעת ביקורת בצורה עניינית ותיקון של דברים הדורשים תיקון

מה חשיבותה לעבודת המוסד

חשיבות ישיבות העבודה לעבודת המוסד היא כמו חשיבות שמן המנוע לפעולת המנוע. גם במנוע יש חלקים שונים הנעים ומתחככים האחד בשני, בדיוק כמו שבמוסד השליחות יש עובדים הבאים כל הזמן בקשר ובעבודת משותפת האחד עם השני ועם כולם. השמן במערכת המנוע בא כדי למנוע את החיכוך הגורם לשחיקת החלקים. בדיוק כך באות ישיבות העבודה למנוע חיכוך ולהביא להתאמת עבודת אנשי מערכת העבודה.

באם אין ישיבות עבודה, חסר הממד של תיאום ציפיות, נוצרים רגשות שליליים, הנובעים פעמים רבות מדמיון פעיל המביא למחשבות של מה השני חושב עלי, הוא לא מעריך אותי וכדו'. וכאשר יושבים יחד ומדברים על הדברים, פתאום כל הדמיונות נעלמים. ישיבות עבודה משותפות הן גם הזדמנות להביע הערכה האחד לשני, דבר הגורם לרגשות חיוביים ולמוטיבציה.

האם יש סוגים שונים של ישיבות עבודה?

ובכן, כן, יש ישבות עבודה סדירות, בהן יושב צוות המוסד, מסכם את העבר, מתכנן את העתיד, מעלה בעיות לפתרון, מעלה יוזמות לפיתוח, מעלה ביקורת על דברים הדורשים זאת (אהוב את הביקורת כי היא תעמידך על הגובה האמתי). ישיבות אלה רצוי שתהיינה בתדירות של אחת לשבוע בערך. אם כי יתכן שיהיו בתדירות גבוהה יותר בהתאם לאינטנסיביות העבודה.

יש ישיבות הנהלה, בהן הנהלת המוסד מעלה נושאים כלליים הקשורים למוסד, לתקציב ההוצאות ולמקורות ההכנסה האפשריים, לכיווני פיתוח חדשים בהתאם לחזון ולמטרות, או להחליט החלטות הנוגעות למינוי עובדים או להוצאות כספיות נדרשות וכדו'.

יש ישיבות תכנון, בהן יושבים אנשי מקצוע בתחומים שונים או רכזי הפעילות וכדו' ומתכננים את הפעילות השוטפת של המוסד לביצוע אירועים במעגל השנה וכדו'.

יש ישיבות של כלל אנשי המוסד בו מדברים על חזון המוסד ופיתוחו ורעיונות שונים לפיתוח עבודת השליחות. ויש גם סתם ישיבות עבודה מזדמנות לפתרון בעיות הצצות במהלך העבודה או לפיתוח יוזמות שונות או לתיאום העבודה.

כל ישיבות העבודה הן חשובות ומביאות תועלת רבה בהתפתחות עבודת המוסד

מי קובע את ישיבות העבודה?

ובכן, רצוי שתהיה מסגרת קבועה לישיבות עבודה הנקבעת עם התחלת עבודת המוסד. ההמלצה שי היא שישיבת צוות כללית תהיה פעם בשבוע לבערך שעה אחת. רצוי לקבוע ראשי פרקים לישיבות הצוות. האחריות לקביעת הישיבה וכתיבת ראשי הפרקים היא של מנהל תחום העבודה הרלוונטי או של המנהל הכללי, לפי הנושאים. אפשר לקבוע בכל ישיבה יו"ר אחר לישיבה דבר נותן יותר הרגשה של שותפות. כמו כן יש צורך לנהל פרטיכול.

ההצעה שלי לדף לניהול ישיבת עבודה:

תאריך

מקום הישיבה

שמות המשתתפים

נושא מרכזי

נושאי משנה:

א.

ב.

ג. וכן הלאה

סיכום הנושאים הנידונים

א1. א2, ב1, ב2, ג1, ג2 וכן הלאה

תוכלו להוריד בלחיצה כאן דף סיכום לשימושכם

כן רצוי וצריך בכל נושא מסוכם, לקבוע את האחראי לביצוע ולרשום זאת באופן מסודר. דבר זה גורם ליתר מיקוד של האחראי לביצוע וכן אפשרות לביקורת שאכן יהיה ביצוע נכון.

סיכום

ישיבות צוות הן המנוע האמתי וכן שמן המנוע המביאים תנועה קדימה להצלחה, כדאי לקבוע ישיבות עבודה קבועות וזה יכניס סדר בכל עבודת המוסד, תיאומי ציפיות וקידום יוזמות והעלאת המוטיבציה. בלעדן, כפי שהראה הניסיון, אין קיום אמתי למוסד השליחות. ואתן, יכול מוסד השליחות לצמוח ולפרוח להצמיח פירות רבים וטובים.

במאמרים הבאים – המשך כתיבת תכנית העבודה

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   – נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.