לא בשמים היא: תכנית עבודה לשלוחים לחודש החגים

מאת שמואל הראל – עבודה מתוכננת מצליחה יותר

בימים אלו שלוחים רבים ממקדים את מרב תשומת לבם בהכנות אחרונות לקראת חודש החגים. תקופה עמוסה במשימות גשמיות ורוחניות לקראת השנה החדשה הבאה עלינו לטובה ולברכה. אז אם אתם מעוניינים שחודש החגים שלכם יהיה מוצלח יותר, יעיל יותר וכן שתוכלו להגיד לאחריו "הצלחנו", ולדעת טוב טוב מה אומר שהצלחתם, זה מאמר מעולה עבורכם.

ממש עוד פחות מחודש נשב כולנו לסעודת ערב ראש השנה ה'תשע"ט, חלקנו כשלוחים בישראל והעולם, יחד עם עשרות, מאות ואלפי יהודים שחפצים לחוג את החג ואנו מהווים עבורם כתובת ראשונה לכך. חלקם של האורחים שיגיעו יהיו במסגרת חופשה או טיול ואחרים יושבים יחד כקהילה מיוחדת ומחוברת. מתוך ניסיוני בשנים האחרונות בייעוץ וליווי בתי חב"ד בישראל והעולם בהכנות לחגים שונים, ובכלל חודש החגים, ארצה לסייע לכם בכמה נקודות חשובות שיהוו עבורכם מקפצה לחודש מוצלח ומלא בנחת למשלח.

צופן לבבות

תחילתו של חודש ההכנות לחגים הינו בתיאום ציפיות. תיאום ציפיות בינך לבין עצמך, ביניכם כזוג שלוחים ביניכם לבין השליחות. עד כמה שזה יכול להישמע טריוויאלי, אזמין אתכם לשאול את עצמכם מספר שאלות שיחדדו את הציפיות שלכם מעצמכם ומהשליחות בחודש החגים:

1. מה אתם מצפים מעצמכם בחודש החגים? לקיים כל סעודה אפשרית;לאזן בין בית לשליחות;להגיע לכמה שיותר יהודים
2. איך אתם רוצים שייראו החגים אצלכם? כמו בבית אבא;יזכירו את הרבי;יתאימו לקהל ספרדי;ישקפו חיים של חסידים
3. במה החודש הזה יהיה מיוחד משנים שעברו? בחודש הזה אנחנו נצליח לאזן בית בית ושליחות;נהיה מתוכננים ומוצלחים יותר;נהווה דוגמא לאחרים

תיאום ציפיות מאפשר לכם להתמקד בעיקר – החשוב לכם – ולהסיט את המבט מעניינים צדדיים. כאשר תתאמו ציפיות עם עצמכם ועם השליחות, תוכלו להבין בין עיקר וטפל ולצפות מעצמכם למה שרציתם שיקרה. לא למה שהתגלגלתם תוך כדי תנועת השליחות.

טל ומטרה לברכה

בשלב הבא, נעסוק בשאלת המטרות לחגים. המטרות יכולות להיות מטרות רוחניות ומטרות גשמיות. מטרות אישיות ומטרות בשליחות. להלן כמה שאלות למיקוד במטרות:

רוחניות

1. אילו ימים נכון שיהיו במיקוד העשיה בחודש החגים? חג ראשון בעיקר;גם חג שני;בעיקר ראש השנה;בעיקר שמחת תורה
2. אילו מצוות יהיו במיקוד בחודש החגים? שופר;התרת נדרים;סוכה;ארבעת המינים;תפילין;נש"ק
3. עם איזה מטען רוחני נוסף יצאו הבאים בשערי מוסד השליחות שלנו? יודעים מהי מצוות שופר;יבינו את משמעות ראש השנה;יבינו מהי מצוות תפילין;יתירו נדרים;ירצו לקדש כל חג

גשמיות

1. איזו אווירה אנו רוצים שיחושו הבאים אלינו? משפחתית;חסידית;ישראלית;רגוע ומסודר;תוכן ומשמעות
2. מה ייחד אותנו בהרגשת האנשים שיימצאו במחיצתנו? יקבלו תוכן מותאם;תהיה משמעות לשהייה שלהם בצל קורתנו;נכיר כל אחד מהם;נעניק להם תחושת הכלה וקבלה;לא נוותר על קוצה של יוד
3. מה מאד חשוב לאלו הבאים לחגים אצלנו? לאכול כשר;להיות באווירה מוכרת;לחוג את החג;לשמוע שפה מוכרת;לאכול טוב;לשמוח;לקבל משמעות לחיים;לקבל אפשרות לאכול

הצבת מטרות לעצמנו תאפשר לנו להשקיע את הזמן שלנו במה שחשוב ולמקד נכון ויעיל יותר את הכוחות שלנו במה שעיקרי וחשוב במסגרת השליחות שאנו מקיימים. שאלה זו מובילה ישירות לעניין ההבנה על מהותו ועניינו של קהל היעד שלנו.

הבה נתחכמה לו

קהל היעד שלנו הוא זה שאנו פועלים למענו. אנחנו כלכך רוצים שהאנשים שמגיעים אלינו יישארו כמה שיותר, יהיו המצב רוח מרומם ויצאו בהרגשה טובה ובטעם של עוד.. בהנחה שכך כולנו רוצים, עלינו לשאול את עצמנו מיהו קהל היעד שלנו, מה מאפיין אותו, ובכך לתת לו את המענה הטוב ביותר לצרכים שלו ולקיום הרצון שלנו שירגיש טוב, שמח ולא ירצה לעזוב..

שאלות לדוגמא:

1. גיל

6-9;10-12;13-14;15-16;17-18;19-20;21-23;24-26;27-30;30-35;36-38;39-40 וכו'

2. סטטוס ומצב סוציו אקונומי

משפחות; משפחות ממעמד הדורש סיוע סוציאלי;משפחות אמידות;נוער;חיילים משוחררים;אנשים המחפשים משמעות;סטודנטים;זוגות צעירים;חיילים;שוטרים;צוערים

3. שפה

עברית;אנגלית;צרפתית;רוסית;אנגלית

4. למה הוא/היא מגיע אלינו

צריך אוכל;רוצה יהדות;מחפש אוכל כשר;מחפש חברה;מחפש אווירה טובה;מחפש אוכל זול

5. באיזה אמצעי פרסום נגיע אליו כך שישמע עלינו וירצה להגיע ולהשתתף

הודעות כתובות;וואטצפ;אינסטגרם;פייסבוק;טוויטר;לוח מודעות;בית כנסת;השירות הסוציאלי;אתר אינטרנט

הבנת קהל היעד תסייע לנו ולהתאים נכון יותר את הפעילות שלנו, כך שהתוכן והמשמעות יהיו כאלו המובנים ומתקבלים אצל השומעים, מה שבעזרת השם ובהשתדלותנו גם יניע אותם לפעולה ותהיה הפעולה נמשכת. לאחר שהבנו מיהו הקהל אתו נפעל בחגים הקרובים, נכון לחזור אל תיאום הציפיות והמטרות. בתיאום הציפיות נוודא שמה שהצבנו לעצמנו אפשרי שיתרחש ונבטיח שהמטרות שהצבנו לעצמנו אפשריות לפעולה עם קהל היעד ומתאימות לפעולה עמם.

לפרסם לכל אנשי הדור

תיאום ציפיות – יש. מטרות – יש. הבנה עם מי נפעל ומה מתאים לו – יש! כעת עלינו לגשת ולפרסם את הפעילות שלנו. הפרסום יתחלק לשני סוגים: פרסום פנים ופרסום חוץ.

פרסום פנים – נכנס את אנשי הצוות שלנו, נספר להם על המטרות שהצבנו לעצמנו, מה אנו מצפים שיתרחש בשליחות ומיהם קהלי היעד שלנו אתם נפעל. נמריץ אותם להעלות רעיונות לפעולות אפשריות להגשמת המטרות ונשתף אותם בעשייה.

פרסום חוץ – לאור ההבנה מהם המטרות שלנו ומיהם קהלי היעד, נגבש דרכי פרסום מתאימים. נוודא שמודעות הפרסום מאירות עיניים ומעבירות את המסר הנכון, בהתאם לגילם של קהלי היעד ולשפתם. לסיום, נפרסם את המודעות באתרים, לוחות מודעות, סטטוסים ומקומות רלוונטיים לפרסום שלהן.

רישום – אם לסעודות החג שלכם או לתפילות ולשיעורים יש רישום ותשלום, כדאי לפתוח את הרישום כמה שיותר מוקדם, כך גם קהלי היעד שלכם יוכלו להרשם בזמן וגם אתם תוכלו להתכונן כראוי לכמויות המשתתפים שיבואו אליכם. שילבתם תשלום ברישום – הרווחתם גם מקדמה שמאפשרת לכם תזרים מזומנים נוח יותר..

ויקח מאבני המקום וישם מראשותיו

אבני דרך לפעילות. הבה ונגדיר לעצמנו מהם אבני הדרך לפעילות שלנו עם קהלי היעד, להשגת המטרות שהגדרנו לעצמנו. ראשית, נכון להציב את אבני הדרך המשמעותיות ביותר ולאחר מכן לרדת לאט לאט לפרטים, כך (במיוחד בזמן שנותר לרשותנו) נוכל להבחין בעיקר ולהתרכז בו להגשמת מטרותינו.

אבני דרך לדוגמא:

1. ישיבת הכנה לחגים עם כלל הצוות
2. רכישת מצרכים
3. "סגירת" אולם מתאים וחתימת חוזה
4. הזמנת אורחים חשובים
5. כתיבת מודעות, עיצובן ופרסומן
6. עבודה על תקציב
7. גיוס כספים
8. הזמנת או הדפסת סידורים לחגים ולברכת המזון
9. סדר ראש השנה

א. תפילות החג הציבוריות

ב. סעודות החג הציבוריות

ג. תפריט לסעודות החג

10. יום הכיפורים

א. תפילות יום הכיפורים

ב. סעודה מפסקת וסעודת צאת הצום

ג. תפריטים לסעודות

ד. מיקום הסעודה

11. חג הסוכות

א. מיקום בניית הסוכה

ב. אופן הבנייה (ברזל/עץ)

ג. הזמנת ציוד/כח אדם לבנייה

ד. תפילות החג

ה. סעודות החג

12. שמחת בית השואבה

א. מקומות החגיגות

ב. אופי החגיגות החג (בחוה"מ ובחג)

13. ג. ציוד לחגיגות החג (בחוה"מ ובחג בהתאמה)

וכן הלאה…

כעת, משהפנמנו את המטרות שלנו, הבנו מי הם קהלי היעד שלנו, איך נכון לפרסם ולהגיע אליהם, ואילו פעילויות תואמות להם; נעבור לסעיפי המשאבים, אשר מגדירים את כח האדם, המבנים והשטחים, הציוד והטכנולוגיה, אמצעי שינוע ותחבורה, לוחות זמנים והכספים עמם נשתמש בהכנות לחגים ובחגים עצמם.

כי לא בחיל ולא בכח

כח האדם הינו אבן היסוד לכל פעילות. עליו נשענת כל הפעילות. הוא היוזם, המפעיל, בעל מצב הרוח ובכחו ורוחו תיתכן הצלחתה של הפעילות באופן הטוב ביותר. עלינו לבחור בכוח אדם המתאים לפעילות ולהצלחתה, לתאם אתו ציפיות ולהחדיר בו את מטרות השליחות, במיוחד אלו שהגדרנו לתקופה זו.

חשוב לאפשר לכח האדם לבטא את עצמו במסגרת המטרות שהצבנו לו, כך הוא ירגיש לא רק "אמצעי" אלא חלק מהמטרה. חלקו את המשימות לביצוע (אותן הגדרתן באבני הדרך..) בין אנשי הצוות, שאפו לכך שכל איש צוות יקבל משימה או משימות התואמות את יכולותיו וכשרונותיו. אל תרכזו משימות רבות אצלכם, אפשרו לאנשי הצוות לטעות לפעמים, בעיקר אם אלו דברים לא קריטיים.. אם זה קרה – בצעו עצירה קטנה, למדו מהטעות וחשבו איך אפשר להמנע ממנה או לתקנה לעתיד, הרווח יהיה של כולכם.

מבנים והשטחים

מהם המבנים והשטחים אותם אתם צריכים לפעיות שלכם, או לחילופין – אם הגדרתם כמטרה תקיעת שופר, תפילין או נטילת לולב כמטרות מרכזיות אצלכם – באילו מקומות תסתובבו ולהיכן תסעו על מנת לקיים את המטרות האלו..

גם אם הגדרתם שאתם רוצים להתיר נדרים לכל הקהילה שלכם, חשבו איך נכון לעשות זאת, באיזה מקום יימצאו ויגיעו קהלי היעד שלכם כך שמטרה זו תוגשם.

ציוד וטכנולוגיה

מהו הציוד לו אתם נדרשים לביצוע הפעילויות כך שהמטרות יוגשמו. איזו טכנולוגיה נדרשת לפרסום, בהתאם לקהלי היעד שהגדרתם לעיל. אולי אתם זקוקים לאתר אינטרנט לרישום, ואולי בעצם רק לדפים בבית חב"ד אולי גם וגם..

אמצעי שינוע ותחבורה

הצבא צועד על קיבתו, הציוד נוסע. איך יגיע כוח האדם, האם נכון שתהיה נסיעה, טיסה או הפלגה. חשבו מה מתאים לפעילות שלכם, כל פעילות ועניינה במהלך החג. איזה ציוד יש להוביל – מהיכן ולאיפה. מי משלח, מי מוביל ומי מקבל.

איך כח האדם והציוד מגיעים הינו דבר חשוב, תזכרו שגם לציוד יש צורך בקניה מספיק בזמן, אם לא בשביל ההגעה, אולי רק בשביל לדעת שקניה מוקדמת לעיתים חוסכת כסף. אה, גם זמן ואפילו עוגמת נפש.. כדאי.

וספרתם לכם

אנחנו כבר ממש לקראת הסוף. לוחות הזמנים הם השלב בו אנו מתחילים לרכז את המשימות שלנו ללוחות זמנים. משלבים את אבני הדרך עם המשאבים ומייצרים לוח זמנים המגדיר את הגעת המשאבים קודם לפעילות, אופן השימוש והפעלת המשאבים בפעילות עצמה ובסיומה.

חשוב מאוד לתכנן לוח זמנים המאפשר לכם גם מעט מרווח של תיקון טעויות, כך תוכלו גם לתקן מדי פעם. אמנם אנחנו ממש בימים שלפני החג, הוא אוטוטו כאן – אז אל תיפלו לפרטים הקטנים. תתעסקו כרגע בפרטים הגדולים, במה שעיקרי תראו לאיפה נכון ואיך נכון להשקיע את הזמן. כנראה שבמקרה שלנו הזמן הוא ממש פקטור. בשביל זה אתם כאן.

כספים

מהם הכספים להם אנו נצרכים ואילו כספים ישמשו אותנו במהלך החודשיים הקרובים. כמה כסף יש לנו, מה יוצא ומה נכנס. חשוב לקיים מעקב מתאים אחר הכספים הנכנסים והיוצאים, כולל הצפי האפשרי של ההכנסות.

נכון לכתוב תקציב של כלל התכנונים שלכם, מה אתם צריכים לאור מה שכתבתם עד כה. השלב הבא הוא לקיים סדרי עדיפויות ולוודא מה חשוב לנו ואיך נכון להוציא את הכסף של הפעילות, כך שמה שחשוב בטוח יתקיים. נוי החג הוא חשוב, אך יותר ממנו חשוב שיהיה אוכל מזין וטעים וכן סידורי תפילה מתאימים, או ציוד חשוב אחר לקיום הפעילות.

תוכלו להעזר בקובץ כאן לעניין זה

תקציב הוצאות

פירוט ההוצאות שאנו נדרשים להם לשם קיום החג, כללו את כל הסעיפים האפשריים. דוגמה כאן

תקציב הכנסות

אילו הכנסות אנו צפויים להכניס במהלך החגים, על ידי תרומות, רישום לשיעורים, סעודות, תפילות, חסויות של חברות וארגונים וכו'

גם אם תרמו לנו את הספרים, הבשר והדגים, יהיה נכון שנכנסי את זה גם בהוצאות וגם בהכנסות, כך יהיה לנו שיקוף מלא של ההוצאות וההכנסות. והכנסות הן גם קרדיט אצל תורמים אחרים, הרואים שפעלתם להשיג כספים והם לא הראשונים עליהם אתם נשענים.. אנשים אוהבים להצטרף להצלחה!

נבואה נתנה לשוטים

גם כאשר מתכננים, אזי ראוי לנסות לצפות גם את הבלתי אפשרי. הדרך לכך היא בגילום של כחמשה עד שבעה אחוזים מסך ההוצאות כמרכיב הנקרא בצ"מ = "(הוצאה) בלתי צפויה מראש" (תוכלו לצפות בזה גם כאן). בעזרת סכום זה נשאף לכסות את ההוצאות שלא צפינו, זאת כמובן במידה ונעבוד היטב בגיוס הכספים לחגים שלפנינו..

• רישום – כללו רישום בהכנסות. קבעו סכום המתאים לקהלי היעד ולסביבה בה אתם נמצאים. קבעתם מחיר גבוה מדי, סביר שאנשים יעדיפו לבלות במקום אחר; נמוך מדי – אולי זה יוצר תחושה של אי-הערכה; בכל אופן – עליכם לקבוע מחיר שמצד אחד קהלי היעד יגיעו ומצד שני יבטא את השווי המתאים של הארוחה. בחרתם במחיר נמוך – דאגו לכסות את ההפרש באמצעות תרומות.

גיוס תרומות

הימים הנוראים הנם זמן מסוגל לגיוס כספים ולתרומות, דאגו להיות מוכנים עם תקציב הוצאות והכנסות מתאים. שקפו לתורמים הפוטנציאליים שלכם את היכולות שלכם להיות מתוכננים ומצליחים. הראו להם את ההוצאות, כמו גם ההכנסות האפשריות.

הכינו מראש אפשרויות המתאימות לתורמים לפי האופי שלהם ומה שהם מתחברים אליו. ממש כמו שאנו מתאימים פעילויות לקהלי יעד, עלינו להתאים גם את אפשרויות התרומה לתורמים. לדוגמא; יש כאלו שמעוניינים לרכוש מפטיר יונה ומוכנים לשלם עליו כמה אלפי דולרים, יש כאלו שמעדיפים לתרום בשר ודגים, אחרים ירצו לתרום אוכל לחיילים משוחררים ויש כאלו שיתרמו לכם ספרים. היו מוכנים והתרומה שלכם תגיע ליעדה.

לימוד תורה הנו כלי חשוב בדרך לגיוס כספים. שמעתי מהרב גרוזמן, שליח הרבי לראשון לציון שכאשר הוא לומד תורה, היצר הרע שולח אנשים אליו – רק שהיצה"ר שוכח שמדובר לפעמים באנשים עם כסף.. תלמדו תורה – רוחניות משפיעה גשמיות, וזה גם נכון וגם מנסיון.

טיפה לפני הסוף..

אחד מהדברים עליהם נשען החג או השבת הוא האוכל.. כאשר אתם מבשלים עופות, בשרים או דגים, הקפידו לקיים לא יותר מחצי בישול (ובוודאי שמעבר ל'בן דורסאי') קודם לכניסת החג או השבת. הכניסו חזרה את התבשילים לתנורים ממש קודם לכניסתם של החג או השבת, והקפידו שיהיו מים בתבנית לאידוי. במצב שכזה האוכל ייצא מוכן, פריך וטעים.

לסיכום, תכננו ככל האפשר את החג. עם זאת – אל תתכננו יותר מדי. הקפידו לאזן בין תכנון לביצוע. תכנון יתר יביא לביצוע פחות וביצוע ללא תכנון יביא לאי-יעילות, פעילות לא ממוקדת וב"שליפה מהמותן". כאשר תתכננו, תוכלו לשבת לישיבת סיכום לאחר החג ולהגיד לעצמכם שהצלחתם ותהיה לכם את ההוכחה הברורה לכך – הבדיקה של השגת המטרות והציפיות שהיו לכם קודם לחג.

מאחל לכם בהצלחה רבה. באם יש לכם הארות ורעיונות נוספים לסיוע למוסדות שליחות, כמו גם שאלות להצלחה שלכם, אתם מוזמנים לקבל מענה באמצעות מאמרינו המעשיים באתר www.odc.co.il, לפנות אלינו באמצעות טופס בלחיצה כאן , למייל Shmuel@odc.co.il או בטלפון 054-5864030.

שנה טובה, שנה של הצלחות, ביסוס והתפתחות מתאימה, בשאיפה למעלה ממדידה והגבלה.

עבודה מתוכננת מצליחה יותר

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   – נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.