תכנית עבודה ומרכיביה ככלי להצלחת השליחות

טור שבועי מאת שמריהו הראל – עבודה מתוכננת מצליחה יותר

אנחנו נמצאים בהתחלת העבודה המעשית במוסד השליחות שלנו. יתכן שכבר יש לנו עמותה רשומה או אולי אנחנו עדיין בתהליך הרישום של עמותה, כפי שנכתב במאמרים קודמים. מכל מקום, אנו רוצים להתכונן לעבודה מעשית, אם זה בית חב"ד, או מוסד חינוך כמו מעון או גן או בית ספר. אם זה בית חב"ד למטייל. או אולי אנו משתלבים במוסד שליחות קיים וקבלנו אחריות על אחד הפרויקטים במוסד זה. אנו שואלים –  מה עלינו לעשות עכשיו?

התשובה לשאלה זו היא ברורה, והיא אחד היסודות החשובים והגורמים להצלחה בעבודתנו. עלינו עכשיו לבנות תכנית עבודה בהתאם למטרת השליחות שלנו. תכנית העבודה תשבץ עבורנו, במקומות הנכונים ובזמן המתאים, את הפעולות שעלינו לעשות כדי לבצע היטב את עבודת השליחות ולהגיע בהצלחה לכל קהל היעד שלנו בפעולות מתאימות לכל קהל וקהל.

תכנית עבודה, חשיבותה ואופן כתיבתה

ובכן, תכנית עבודה היא תיאור מילולי של כל הפעולות שאנו רוצים לעשות כדי להגשים ולהביא לידי פועל טוב את מטרת השליחות שלנו. הבה נתבונן יחד מה הן פעולות אלה? באיזה סדר הן צריכות להתבצע? ומה הוא הבסיס הנכון עליו נבנה אותן?

תכנית עבודה בנויה, כבסיס, מהסעיפים המפורטים כאן:

הגדרת קהל היעד אתו נעבוד והגדרת צרכי קהל היעד עליהם אנו רוצים לענות

הגדרת החזון –תמונת מוסד השליחות שלנו כאשר הוא עונה לצרכי קהל היעד ומבצע את כל אותן פעולות הנצרכות כדי לתת לקהל היעד שלנו את כל הנדרש. תמונת החזון שאנו בונים מתייחסת בדרך כלל לתמונת המוסד כפי שתהיה בעוד שנה או שנתיים או אפילו 5 שנים מתחילת עבודתנו

הגדרת המטרה העיקרית שלנו בעבודתנו

הגדרה של יעדי ביניים, כלומר מטרות משנה הבאות לשרת את השגת המטרה הכוללת

מה תהיה שיטת העבודה שלנו? כלומר איזה סוג מוסד נקים? בית חב"ד רגיל, בית חב"ד למטייל, מקווה טהרה, מוסד חינוך כזה או אחר. וכן מי יהיה צוות האנשים אתם נעבוד ואילו פעולות נשתדל לבצע ועל אילו צרכים נשתדל לענות

מה הן דרכי הפעולה העיקריות אותן נפעיל כדי להגיע למטרותינו

אחרון חביב, מה הם המשאבים אותם נצטרך לגייס כדי שנוכל לבצע היטב את תכנית העבודה שלנו ולפעול היטב עם קהל היעד?

אנו נשתדל יחד לבחון ולהסביר היטב כל אחד מסעיפי תכנית העבודה

הכרת קהל היעד

הדבר העיקרי שאנו רוצים לעשות כאשר אנו ניגשים לבניית תכנית העבודה שלנו הוא להבין היטב מי הוא קהל היעד אליו אנו מכוונים את הפעילות שלנו? שהרי בסופו של דבר, כל הפעולות שנעשה במסגרת השליחות, יהיו עם אנשים מסוגים שונים המהווים את קהל היעד. לדוגמא: כאשר אנו רוצים לבנות מעון, קהל היעד שלנו הוא כל אותן משפחות יהודיות הנמצאות במקום השליחות שלנו ויש להן ילדים בגיל המתאים להיות במעון.

אם מוסד השליחות שלנו הוא בית חב"ד למטייל, קהל היעד שלנו הוא כל המטיילים הפוטנציאליים אשר יכולים להגיע למקום השליחות שלנו וכן גם הקהילה היהודית המצאת במקום בדרך קבע.

אם מוסד השליחות שלנו הוא הפצת מודעות שבע מצוות בני נוח, הרי קהל היעד שלנו הוא כל אותם בני נוח הנמצאים באזורנו, כולל מוסדות החינוך שלהם, הקהילות, ראשי הקהילות וכדו'.

כלומר, קהל היעד אינו מצומצם רק לאותם הנמצאים בסביבה המידית שלנו אלא הוא רחב ביותר וכושר החשיבה שלנו צריך להיות מסוגל להבין שקהל היעד הוא הרבה יותר רחב וכולל ועלינו להגדירו היטב כדי שנצליח יותר בפעילותנו.

הבנת הצרכים = הגעת משתתפים

יחד עם הגדרת קהל היעד שלנו, אנו מגדירים ומסבירים לעצמנו, מה הם הצרכים של קהל היעד הזה שעליהם אנו באים לענות. כלומר, השליחות שלנו בשם הרבי שליט"א מלך המשיח, באה הרי למלא צורך של קהל היעד בענייני יהדות. אמנם לכל קהל יעד יש צרכים מיוחדים משלו. לדוגמא, אם קהל היעד שלנו הוא נשי השכונה או העיר או המדינה בה נמצא מוסד השליחות שלנו, הרי הצורך הראשי הוא טהרת המשפחה – הקמת מקווה כשר, יצירת מערכת שיעורים בעניין טה"מ ומערכת הסברה ופרסום מתאימים.

אם קהל היעד הוא מטיילים, הרי הצרכים שלהם הם – מקום בו יוכלו לנוח מעט, לאכול אוכל כשר, לקבל סיוע בהמשך מסלול הטיול שלהם או סיוע אחר, הדרכה על צורת ההנהגה המתאימה במקום וכדו' וכן כמובן מקום לסעודות שבת וחג, שיעורים בענייני יהדות וחסידות, קשר עם הבית ועוד.

כלומר, ההבנה שלנו היורדת לפרטים של מי הוא קהל היעד שלנו, מאילו קהלי יעד משניים הוא מורכב ומה הם הצרכים של כל קהל יעד כזה, מהווים ויהוו בהמשך את הבסיס האמתי והנכון לכל פעולות מוסד השליחות שלנו שהרי בשביל זה אנו מקימים אותו, וכך כשאנו מבינים היטב צרכים אלה אנו יכולים לתכנן בצורה נכונה ומדויקת את פעולותינו.

כאן ברצוני להסביר ולהבהיר פרט מסוים בתהליך העבודה שלנו בשליחות. עניין זה, של הגדרת קהל היעד הוא תהליך שיכול לקחת מאמץ מסוים וכן זמן של שעות ואולי ימים. בתהליך זה אנו נשקיע את הזמן לבדיקת קהל היעד הנמצא. אולי נתייעץ עם אנשים הנמצאים במקום ומכירים את תנאי המקום. אנו נשב ונכתוב מסמך מסודר וכמו שכתבתי יתכן שזה יצריך מאמץ וזמן.

כפי שחכמינו אומרים "יגעת ומצאת תאמין" זה הוא הסוד להצלחה, להקדיש את הזמן והמאמץ לכל שלב בעבודת הקודש של מוסד השליחות ולא לעשות שום דבר בקלילות או בדרך אגב. בעניין שלנו של התחלת מוסד שליחות זה אומר שהשליחים – יושבים יחד בישיבת עבודה מסודרת ומתייעצים יחד ותוך כדי כך בונים את המסמך המגדיר את קהל היעד ואת צרכיו.

לסיכום, התחלנו להסביר ולהבין מה היא תכנית עבודה ומה הם סעיפיה. הסברנו באריכות את הסעיף הראשון – הגדרת קהל היעד, שהוא הבסיס לכל עבודת השליחות ועבודה נכונה בסעיף זה תביא לנו הצלחה בכל עבודת השליחות.

*

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   – נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.