מהלכה למעשה: צעדים מעשיים בתחילת עבודת מוסד השליחות

הרב שמריה הראל, מהלכה למעשה: צעדים מעשיים בתחילת עבודת מוסד השליחות

• פתיחת חשבון בנק

אחד הצעדים הראשונים של עמותה, כדי שתוכל לנהל את ענייני הכספים כראוי, הוא פתיחת חשבון בנק על שם העמותה. כדי לפתוח חשבון בנק יש לעשות את הצעדים הבאים:

החלטה כפי שכתבנו (במאמר מס' ארבע בסדרה),  של האספה הכללית על פתיחת חשבון בנק בבנק מסוים כפי שנבחר לפי נוחיות המיקום או בנק ששמענו שהוא נוח עם לקוחותיו וכדו'. החלטה זו נרשמת בפרטיכול העמותה.

החלטת האספה הכללית על מורשי חתימה לחשבון הבנק. בדרך כלל רצוי לבחור אנשים אשר נאמנים וישרים ויש להם את העניין של העמותה מול עיניהם. גם החלטה זו צריכה להירשם בפרטיכול. פרטיכול זה, בו רשומים בעלי זכות החתימה וכן ההחלטה על פתיחת חשבון צריך להיות חתום על ידי 2 חברי ועד העמותה וכן על ידי רואה חשבון או עורך דין.

עם פרטיכול זה ועם 2 בעלי זכות החתימה ניגשים אל הבנק ופותחים חשבון בנק על שם העמותה.

רצוי מאד שבשלב זה יהיה ברור לנו מי ינהל את ענייני הכספים וממילא את חשבון הבנק של העמותה.

חשוב לזכור: מרגע שיש לנו חשבון בנק, רצוי וכך צריך, שכל כספי העמותה לכל פעילות שהיא יועברו דרך חשבון בנק זה. זהו עניין חשוב מבחינה חוקית וגם מסייע לנו מאד בניהול מסודר של הכספים, כאשר כל סכום כסף שנכנס או יוצא רשום בצורה מסודרת ונותן לנו תמונת מצב ברורה מהיכן הכספים מגיעים ולאן הם הולכים.

• רישום במשרדי ממשלה

הצעד הבא לאחר פתיחת חשבון הבנק, הוא רישום העמותה במחלקת מס הכנסה וכן במחלקת מע"מ. דבר זה חשוב כיוון שהוא נותן לנו את הגיבוי החוקי לניהול ענייני הכספים שלנו וכן את מעמד המלכ"ר. מעמד המלכ"ר, כלומר מוסד ללא כוונת רווח, מעניק לנו את הפטור מתשלומי מע"מ על הכנסות שיהיו לנו, למשל על מכירה של תשמישי קדושה, או על הרצאות שאנו עורכים וכדו'. הרישום במס הכנסה ובמע"מ כדאי וראוי שייעשה על ידי רואה חשבון שכן הוא יודע אילו טפסים למלא ולהיכן לפנות.

• מינוי רואה חשבון

כפי שנכתב למעלה, מינוי רואה חשבון נעשה על ידי האספה הכללית. בבחירת רואה חשבון כדאי וצריך לבחור רואה חשבון שיש לו כבר שם, מוניטין של רואה חשבון מוצלח וכן כזה שהוא תמיד זמין כשאנו צריכים אותו. בחירה לא מוצלחת של רואה חשבון יכולה ח"ו להביא תוצאות לא טובות ויש להימנע מזה בכל מאמץ. לעיתים יש לנו נטיה לבחור רואה חשבון שהוא ידיד או קרוב משפחה, אבל כאן אני ממליץ להתחשב קודם כל ובראשונה בכישורים המקצועיים של רואה החשבון אפילו במחיר שמישהו ייפגע קצת שכן החלטה לא נכונה כאן יכולה להביא תוצאות לא טובות ח"ו בהמשך. חשוב לזכור: רואה החשבון הוא קודם כל בשבילכם ורק אחר כך למשרדי הממשלה. באמצעות הדוחו"ת שיגיש לכם תוכלו ללמוד על מצבכם הפיננסי ולפעול בהתאם.

לאחר שרואה החשבון הגיש את הניירות וקבלנו את תעודת המלכ"ר (לוקח כשבועיים בע"ה), עלינו להגיש בקשה, שוב דרך רואה החשבון לקבלת שתי תעודות נוספות:

1. פטור ממס

2. תעודת אישור על ניהול ספרים

תעודות אלה יידרשו לנו בכל תהליך של קבלת כספים כדי שלא נצטרך לשלם מיסים מיותרים.

בנוסף לשתי תעודות אלה נצטרך גם לקבל, על ידי רשם העמותות –  תעודת ניהול תקין, אמנם תעודה זו ניתנת בדרך כלל רק לאחר שנתיים של פעילות העמותה, והגשת דו"חות כספיים, אשר אנו עושים בעזרת רואה החשבון שבחרנו.  תעודה זו של ניהול תקין דרושה בכל פניה למוסדות עירוניים או ממשלתיים.

• סדר וארגון

חשוב לזכור: יש לשמור בקלסר מיוחד ומסודר אל כל הניירת של רישום העמותה והתעודות השונות המתקבלות. באם יש צורך להגיש תעודה מסוימת, יש להגיש עותק מצולם ואת המקור תמיד לשמור אצלנו.

כמו כן יש לנהל קלסר מסודר של כל הפרטיכולים היוצאים על ידי העמותה מסודרים לפי תאריך. דבר זה יקל עלינו לעיין בפרטיכולים ולבדוק את ההחלטות שהתקבלו.

בימינו, מומלץ לסרוק את כל החשבוניות והמסמכים ולאחסנם במחשב או בענן. מנסיון רב בעמותה שלנו ובעמותות ומוסדות אחרים, תהליך זה מסייע לעבודה תקינה, במיוחד במקרה של אבדן מסמכים בדרך אל רואה החשבון.

כל ענייני הכספים של העמותה צריכים להיות מנוהלים על ידי מנהל חשבונות הרושם בצורה מסודרת את כל ההכנסות וההוצאות. באם אין לנו מנהל חשבונות משלנו, אנו יכולים להעזר בניהול חשבונות על ידי רואה החשבון שלנו אשר בדרך כלל מעסיק מנהלי חשבונות במשרדו.

• תפקידים בסיסיים הנמצאים בכל מוסד

לכל מוסד ולכל עבודה יש דרישות שונות לגבי מי הם האנשים הנחוצים לביצוע העבודה. למשל: למעון  דרושות מטפלות, לגן דרושות גננות, לבית ספר נדרשים מורים או מורות לבית חב"ד בעיר יידרש רכז פעולות, מעבירי שיעורים, מקבלי קהל וכדו'.

אמנם, ישנם תפקידים בסיסיים הנגזרים מעבודה שוטפת של כל מוסד והם קבועים כמעט בכל מוסד גדול או קטן וכאן נלמד עליהם.

מה הם התפקידים העיקריים בכל מוסד שליחות?

המנהל

לכל מוסד יש מנהל אשר תפקידו ועניינו העיקרי הוא לתכנן את עבודת המוסד בהתאם לחזון והמטרות שנקבעו. כלומר לכתוב תכנית עבודה ולבנות ולהפעיל את מערכת העבודה כדי להשיג את מטרות המוסד ולזה הוא חותר בכל ישותו.

כדי שהמנהל יוכל לעשות את תפקידו ולא להיות מוטרד כל הזמן בביצוע של מטלות טכניות שונות הוא ממנה אנשים נוספים לתפקידים הבאים:

מזכיר כללי

אשר עניינו העיקרי הוא לנהל את ניירת העמותה, את שיחות הטלפון הנכנסות והיוצאות, שליחת וקבלת דואר, כתיבת מכתבים, מעקב על תרומות ותורמים ורישומם המסודר, ניהול רישום הכספים הנכנסים והיוצאים.

מנהל חשבונות

תפקידו לרשום את ההכנסות וההוצאות בצורה מדויקת ולפי דרישת שלטונות המס. לעיתים יכולה המזכירה למלא משימה זו ולעיתים אפשר לתת מטלה זו לרואה החשבון שלנו. דבר זה תלוי בהיקף הפעילות והיקף הכספים הנכנסים ויוצאים.

מנהל פעולות, או רכז פעולות, אשר ינהל את הפעילות המבצעית של המוסד

לעיתים, בעיקר במוסדות קטנים, מתאפשר שאדם אחד מקיים מספר תפקידים

עץ ארגוני

כדי להקל עלינו בתפישת המערכת הארגונית של המוסד, פותחה שיטה פשוטה אך יעילה של התבוננות חזותית – תרשים של התפקידים ובעלי התפקידים במוסדנו וכן צורת הכפיפות שלהם, הנקראת הירארכיה (מדרגיות סמכותית). תרשים זה נקרא בפשטות- עץ אירגוני והוא נותן לנו במבט עין אחד את הגדרות התפקידים וחלוקת הסמכויות במוסדנו.

העץ הארגוני מרשה למשל, שלשני תפקידים יהי אותו אדם שימלא אותם. למשל במוסד מתחיל או במוסד קטן ישנה אפשרות שהמנהל הוא גם רכז הפעולות. או גם המזכיר הכללי וכדו'. עם התפתחות המוסד והתרבות המטלות וכן התרחבות המערכת הכספית והארגונית, יילקחו עובדים נוספים אשר ימלאו את התפקידים הנוספים. יתכן וכך יהיה גם בוודאי שיתווספו עוד תפקידים, כמו אנשי שטח, אנשי שיווק, מזכירה נוספת לעניינים טכניים וכדו'. העץ הארגוני שלנו יתרחב בהתאם להתפתחות זו.

העץ הארגוני הבסיסי של המוסד שלנו ייראה אם כן כך:

אנו שמים לב לביזור (האצלת סמכויות), כאשר המנהל שלנו שהוא מנהל בעל ראש פתוח ורצון למנף את יכולות העובדים שלו, מעניק למזכיר הכללי את ניהול החשבונות. כמובן כפי שלמדנו קודם יש צורך שלנהל יהיה אמון מלא במזכיר בכללי לשם כך.

ישנם מנהלים רבים אשר שומרים לעצמם את השליטה על ניהול החשבונות ואז ייראה העץ הארגוני של מוסדם לערך כך:

יש צורך להבין וכן להדגיש, שהעובדה שהמנהל נתן סמכויות לעובדים כדי שיוכלו לבצע את עבודתם ביעילות ובמוטיבציה מרבית, אינו אומר שהוא עצמו אינו יודע יותר מה קורה בתחום תפקידים אלה. אלא כל בעל תפקיד צריך לדווח למנהל על התקדמותו בביצוע המטלות ועל קשיים שהוא אינו יכול להתגבר עליהם בעצמו. דיווח זה יכול להיעשות בכתב, או בפגישה שבועית סדירה עם המנהל.

חשוב

כל מוסד צריך וחייב לקיים לפחות ישיבת צוות אחת לשבוע בה מעלים ודנים בכל פרטי העבודה כדי לדווח ולפתור בעיות ולתכנן את המטרות השבועיות

לסיכום, למדנו כאן על הפעולות הטכניות הנדרשות כדי להפעיל את המסגרת הניהולית של מוסד השליחות שלנו. למדנו על בעלי התפקידים הדרושים לנו להתחלת פעילות מבצעית של המוסד ועל המבנה הארגוני של מוסד שליחות.

בהצלחה רבה בעבודת השליחות!

***

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   – נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.