הדרך הנכונה להקמת מוסד שליחות

הרב שמריה הראל, עבודה מתוכננת מצליחה יותר

בהמשך למאמר הראשון העוסק בשאלה – מה היא השליחות ומה הוא מוסד שליחות ולאחר שלמדנו על סוגים שונים של מוסדות שליחות אפשריים, כאשר כל סוג מוסד מתאים לקהלי היעד השונים ולסוגי הפעילות הנדרשים, אנו רוצים לבחון ולדעת, מה היא המסגרת הניהולית המתאימה לייסוד וניהול מוסד השליחות שלנו. ראינו שיש סוגים רבים של מוסדות שליחות ואנו שואלים האם יתכן שיש מסגרת ניהולית אחת המתאימה לכל סוגי המוסדות?

ובכן, ישנם בוודאי סוגים רבים של מוסדות שליחות, אבל לכל המוסדות יש מאפיינים שהם זהים במהותם ולאחר שנלמד מה הם, נוכל להבין שיש אכן כלי ניהולי אחיד שיכול לשמש לניהול כל מוסד שליחות.

הבה נתבונן במרכיבים הטכניים המאפיינים כל מוסד שליחות באשר הוא:

1. לכל מוסד שליחות יש כמובן קהל יעד אליו הוא פונה ואתו הוא פועל. בית ספר פועל עם התלמידים וכן עם הוריהם, בית חב"ד למטייל פונה ועובד עם המטיילים וכן תושבים מקומיים. בית חב"ד מקומי בישוב פונה בד"כ אל כלל אוכלוסיית הישוב וכדו'.
2. לכל מוסד יש מטרה בעבודתו. למשל לבית ספר יש מטרה ללמד כמה שיותר ילדי ישראל בחינוך תורני מתאים. לבית חב"ד למטייל יש מטרה לשמש כתובת לענייני יהדות לכל יהודי המגיע לאזור. לישיבה לבעלי תשובה יש מטרה להוות כתובת ומקום לימוד וסיוע לכל יהודי המתקרב ליהדות ורוצה לקנות ידע בסיסי ביהדות.
3. לכל מוסד יש אנשי צוות העובדים כדי לבצע את תכנית העבודה של המוסד
4. לכל מוסד יש מבנים בהם הוא משתמש להגשמת מטרותיו. למשל – לבית ספר יש מבני בית ספר, לבית חב"ד למטייל יש מבנים לפעילות, לאכילה, ללימוד וכדו'.
5. לכל מוסד יש ציוד בו הוא משתמש בעבודתו. כולל כלי רכב, ציוד משרדי, ציוד ייעודי ועוד.
6. לכל מוסד יש הוצאות כספיות וממילא יש לו הכנסות כספיות המשמשות להנעת מערכת העבודה כדי ליישם את מטרותיו.

אם כן נסכם את המרכיבים היסודיים הקיימים בכל מוסד שליחות:

• קהל יעד

• מטרה

• מערכת עובדים

• מבנים

• ציוד

• מערכת כספית

כעת אנו רוצים לבחון – מה הוא כלי העבודה אשר ישמש לנו לניהול המרכיבים השונים של עבודת מוסד השליחות שלנו?  האם יש כלי עבודה כזה ואולי… אין צורך בכלי עבודה מיוחד לכך??

כדי לענות על שאלה זו בצורה יסודית, הבה ננסה תחילה לבחון את האפשרות לנהל את המוסד ללא כלי עבודה ניהולי מסודר.

ואכן, ישנם מוסדות שליחות אשר אינם משתמשים בכלי עבודה כלשהו לניהול המוסד. הבה נתבונן ונבחן מה מאפיין את צורת העבודה של מוסד מסוג זה, אשר אינו משתמש בכלי ניהולי לעבודת המוסד.

מאפייני מוסד כזה, יהיו בדרך כלל כדלהלן:

1. המטרה אינה מוגדרת אלא באופן כללי ביותר, למשל, "להיות כתובת ליהודים הנמצאים בסביבתם". מה בדיוק לעשות אתם? מי הם בדיוק יהודים אלה? דברים אלה אינם ברורים אבל, "כל הבא ברוך הבא".
2. הכספים במערכת כזו, מנוהלים בדרך כלל, דרך כיסם הפרטי של השליחים. מה שנכנס יוצא למטרות שונות של פעילות ואין פיקוח מדויק על הוצאות והכנסות. יש ערבוב של כספים פרטיים עם ציבוריים ואין תכנון של תקציב וכדו'. דבר זה גורם לאי ידיעה ברורה מה הם האמצעים הכספיים העומדים לרשות המערכת וגם, לאילו מטרות מיועדים הכספים. כיוון שאין תכנית ברורה ומסגרת לניהול הכספי, יתכן למשל, שאותו סכום כסף ייועד לכמה מטרות בו זמנית מבלי שנשים לב לכך.
3. העובדים במערכת כזו מגויסים בהתנדבות או יתכן בתשלום. אבל, בגלל צורת הניהול הלא ברור, ייתכן שלא הייתה הגדרה ברורה של התפקיד ודרישותיו. בנוסף, לא בטוח שיש למנהלי המוסד מודעות שהם עצמם ועובדיהם אכן צריכים לקבל שכר בעבור עבודתם, או ידע כמה שכר הם צריכים לקבל. לעיתים לא מתקיים רישום של שעות העבודה וגם יתכן כי קביעת השכר היא רק המלצה ולאו דווקא דבר שצריך לבצע. יש מוסדות שגם אם הוגדר שכר, לא בטוח שהעובדים יוכלו לקבלו. במקרה כזה גם אין העובדים מקבלים תנאים סוציאליים בסיסיים המגיעים להם.
4. המבנים העומדים לרשות המוסד, גם הם לא ברור מה מעמדם ולמי הם משתייכים ואין תכנון ארוך טווח לגביהם על כל המשתמע מכך, ארעיות, חוסר אחזקה וכדו'.
5. הציוד נקנה או נרכש בצורות שונות לפי צורך מידי ולאו דווקא המתאים ביותר וגם צורת האחזקה בדרך כלל ירודה.
6. קהל היעד אינו ברור לגמרי ובגלל חוסר הגדרת מטרות מוסדרת לא ברורה המחויבות אליו וממילא נפגעת הפעילות אתו.

לסיכום, ניתן לראות כי כאשר איננו משתמשים בכלי עבודה ייעודי לניהול המוסד, רוב המרכיבים, כולל המרכיבים החוקיים של המוסד הם במצב ירוד, הביצועים נמוכים ולא מתקיים תכנון מסודר לטווח בינוני וארוך. לעומת זאת, שימוש בכלי עבודה מתאימים לניהול מוסד השליחות מסייעים להביא אותו להצלחה ושגשוג לאורך זמן.

במאמר הבא נלמד יחד על המסגרות הניהוליות המתאימות לניהול מוסד שליחות כדי שיוכל לשגשג, לפרוח להצליח ולהגיע לניצול מלא של אפשרויותיו.

בברכה להצלחה

*

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il  או שלחו לנו מייל ל advice@odc.co.il   – נשמח לשמוע מכם על המאמרים, התועלת שיש לכם ורעיונות לנושאים שמעסיקים אתכם בשליחות.