כדי לפרוץ בשליחות – צריך מסגרת

מאת הרב שמריהו הראל – עבודה מתוכננת מצליחה יותר

בסוף המאמר הקודם השארנו שאלה פתוחה: מה היא המסגרת הניהולית המתאימה לניהול מוסד שליחות, והסברנו שבאם אין לנו מסגרת ניהולית, הרי שעבודת השליחות אמנם תתקיים, אך ללא הצלחה יתרה. כדי להבין זאת טוב יותר, הבה נפרט את הצרכים הניהוליים של עבודת השליחות ומדוע מסגרת ניהולית תמלא את הצרכים הללו.

ובכן, כדי שעבודת השליחות שלנו תצליח ואף תפרוץ ותתרבה בהצלחה כל העת, אנו צריכים בתחילה לדעת מה אנו רוצים לעשות בשליחות זו. המושג הזה – מה אנו רוצים לעשות מתחלק לכמה סעיפים: הראשון- מי הוא קהל היעד שלנו? כלומר עם מי אנו רוצים לעבוד? לאחר שאנו קובעים לעצמנו את קהל היעד, אנו בודקים ומציינים לעצמנו- מה הם הצרכים של קהל היעד הזה? מה הוא צריך שאנו בשליחותנו רוצים ויכולים לתת לו?

לאחר שהבנו את שתי הנקודות החשובות האלה – מי הוא קהל היעד ומה הם הצרכים, אנו צריכים לקבוע לעצמנו חזון – כלומר לאן אנו שואפים להגיע בעבודתנו עם קהל היעד? מה אנו רוצים לתת לו ומה היא התמונה העתידית, בעוד עשר שנים או יותר, שאנו רואים בעבודה המשותפת עם קהל היעד? תמונה עתידית זו היא החזון.

כתיבת החזון היא משימה שצריך להשקיע בה זמן ומחשבה משותפים של כל שותפי השליחות. לאחריו אנו קובעים לעצמנו מטרה או כמה מטרות וקוראים להם יעדים להשגת החזון – כלומר, מה בפועל אנו רוצים כעת להשיג בדרך אל החזון המשותף.

כאשר יש לנו חזון ויעדים, אנו מתחילים לעבוד. אנו מתכננים ומפעילים אירועים שונים לאורך מעגל השנה היהודי והחב"די, אנו עורכים סעודות שבת וחג, מסיבות שבת, מבצעי תפילין, תפילות ועוד פעולות רבות, כולן   מתוכננות מראש עד לפרטים הקטנים, כדי שיצליחו יותר…

לצורך פעולות אלה אנו פועלים בעצמנו ומפעילים עוד אנשים ונשים. כדי להפעיל עוד עובדים, יש לנו  צורך בתחילה להגדיר לעצמנו את תחומי הפעילות ואת התפקידים הנדרשים ולמצוא אנשים המתאימים מבחינת כישוריהם לבצע את התפקיד המוטל עליהם. כמובן שאנו נגדיר גם את זמני העבודה ואת התשלום שיקבלו עובדים אלה.

בנוסף לעובדים, אנו צריכים גם מבנים מתאימים, אם לצורך הניהול- כמו משרדים, אם לצורך הפעילות כמו אולמות וכדו'. כמובן שפעולות אלה עולות כסף ולכן אנו צריכים גם לגייס את משאבי הכסף המתאימים וגם לשלם אותם לפי מה שנקבע. זה נקרא ניהול כספים.

כל מערכת הפעילות עם האירועים, העובדים, המבנים והכספים נקראת מערכת העבודה שלנו. כדי שמערכת העבודה תנוהל בצורה הנכונה. שיהיה תכנון מסודר וביצוע מוצלח ומעולה, אנו צריכים מערכת ניהולית אשר תבהיר לנו כיצד ותיתן לנו את המסגרת הניהולית לביצוע נכון של כל אחד משלבים ופעולות אלה. ועל כך היתה השאלה במאמר הקודם, מה היא אכן אותה מערכת ניהולית? האם היא קיימת? כיצד היא נקראת? ואיך מגיעים אליה?

וההסבר הוא כזה:

בכל מדינות העולם, כאשר אדם מנהל עסק הכולל פעילות עם כספים, העסקת עובדים, שימוש במבנים ובשטחים, הוא נדרש לעשות זאת באחת המסגרות הרשמיות אותם הגדירה המדינה בה הוא פועל.

מוסד השליחות שלנו הוא עסק לכל דבר. נכון, הוא עסק שמטרתו היא להביא תועלת לציבור ולא למטרות רווח כספי, אבל בהגדרת עניינו הוא עסק, והשליח או השליחה נדרשים לנהל אותו כעסק. באופן זה הוא יצליח למלא את מטרתו ופעילויותיו בשליחות, תוך כדי איזון כספי ושמירה על טובתם של העובדים, הספקים, המבנים, הציוד ועוד.

ישנן בעולם כמה מסגרות ניהוליות שמדינות העולם הגדירו לצורך ניהול עסק. אנו נתרכז באותן מסגרות המתאימות לניהול מוסד שליחות והן:

עמותה מלכ"רית וחברה לטובת הציבור מלכ"רית

שתי המסגרות הניהוליות האלו נוצרו על מנת להביא לידי פועל עבודה לטובת הציבור בתחומים שונים ומגוונים ובצורה מסודרת וחוקית.

המילה מלכ"רית היא ראשי תיבות של מוסד ללא כוונת רווח, כלומר הכוונה העיקרית אינה כדי ליצור רווחים כספיים, אלא רווחים של פעולות לטובת הציבור.

שתי המסגרות האלה – העמותה והחברה לטובת הציבור, דומות מאד באופן ייסודן וניהולן ולכן, כדי לא לבלבל, אתרכז רק באחת מהן כדי להסביר את אופן העבודה. אנו נתרכז בעמותה המלכ"רית.

כמו שציינו קודם, העמותה המלכ"רית באה כדי לתת מענה ניהולי, לצורך של קבוצות רבות ושונות בציבור הרוצות להביא תועלת לציבור בתחומים שונים. התחום שלנו הוא כמובן, עבודת השליחות של הרבי שליט"א.

המסגרת הניהולית של העמותה, נותנת לנו את כל הכלים המתאימים לניהול עבודת השליחות, מבניית תכנית העבודה, דרך הגדרת תפקידי העובדים והעסקתם, תשלומי השכר, ניהול הכספים, קבלת מבנים מתאימים ואחזקתם, ביצוע פעילות עם הקהל, עבודה מול משרדי ממשלה ורשויות העירייה ועוד תחומים הנדרשים לנו לצורך ביצוע שליחותנו.

בנוסף, השימוש במוסד ללא כוונת רווח – דוגמת עמותה – מאפשר לנו להגיש בקשות לקבלת מענקים כספיים מהמדינה ומהרשויות, מקרנות תמיכה שונות וכן זיכוי במס לתורמים.

בכדי שנקבל את ההבנה הבסיסית בנוגע לעמותה, הבה נתבונן כיצד בנויה העמותה:

1. קבוצת המייסדים – 7 אנשים או נשים. נקראים גם חברי העמותה
2. וועד מנהל לעמותה – מינימום שני אנשים מתוך השבעה הנזכרים לעיל.
3. מנהל כללי – בד"כ יהיה השליח הראשי – תפקידו לנהל את פעילות השליחות
4. רואה חשבון – מנהל את חשבונות העמותה ומגיש דו"חות לממשלה ועושה את הרישומים הכספיים הדרושים.
5. חשבון בנק לניהול כספי העמותה.
6. מורשי חתימה – שניים או יותר המורשים לחתום בשם העמותה על התחייבויות שונות, דוגמת שיקים, חוזים וכדומה.
7. עובדים שונים אשר המנהל הכללי שוכר לפי צרכי העמותה.
8. מבנים בהם פועלת העמותה לפי הצרכים והיכולות שלה.
9. משאבים שונים – כספים, ציוד, רכבים וכדו'.

מסגרת ניהולית זו של עמותה מלכ"רית מהווה את הכלי הניהולי המתאים לביצוע שליחותנו באופן מוצלח וטוב, ותאפשר לשלוחים לנהל את מוסד השליחות שלהם בהצלחה ועד ל'ופרצת' מוצלח בכל המישורים.

בברכה להצלחה רבה

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בארץ ובעולם, בשיתוף ״המכללה למקצועות הפצת המעיינות״ שעל יד ״עבודה מתוכננת מצליחה יותר״.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il או שלחו לנו מייל לAdvice@odc.co.il