חשיבות הגדרת תפקיד וחוזה בהעסקת עובדים במוסדות שליחות

שמואל הראל, עבודה מתוכננת מצליחה יותר

לאחר שקראתי את מכתבה המעניין והמרתק של גב' מושקא במגזין 'דרך המלך', וכחלק מעיסוקי במתן כלי עבודה מעשיים לשלוחים לסיוע בשליחות, התפניתי לכתוב מאמר זה באמצעותו אני מקווה להגביר את ה'עשה טוב' אצל השלוחים ואנשי הצוות במוסד השליחות בהקשר של כתיבת הגדרת תפקיד וחוזה קודם לתחילת העבודה. אמנם הדוגמאות במסמך זה מוצגות כנעשה בגן ילדים, אך אין בדברים כדי לשקף מציאות המתקיימת בגן מסוים, אלא להבהיר את המצב לאשורו כפי שרווח במוסדות שליחות, ובהם בתי ספר ות"תים, ישיבות, גני ילדים, בתי חב"ד ועוד.

מוסדות השליחות הרבים בארץ ישראל ובעולם כולו מעסיקים מאות אלפי אנשי צוות עבודה, חלקם כשותפים שווים בשליחות ואחרים כאנשי צוות לסיוע. בשנים האחרונות, עם התפתחות המוסדות וקהילות אנ"ש, אנשי צוות רבים מועסקים מתוך חסידות חב"ד. מה שברור למוסדות, בדרך כלל, כלפי 'אנשי צוות מחוץ לקהילה' לא תמיד ברור כלפי אנשי שלומנו, וכך נוצרים להם משברי עבודה שונים שמעכבים את התפתחות המוסדות, יוצרים שם לא טוב ודורשים כוחות נפש רבים להמשך הפעילות, הן מצד המוסד – המעסיק והן מצד איש הצוות – העובד. במאמר זה אסקור את החוק הקיים בישראל בנוגע להעסקת עובדים, אציג את חשיבותו של מסמך הגדרת תפקיד ואפרט דגשים חשובים ליישום.

האופן הנכון להעסקת איש צוות

רקע עיוני – הלכתי

במכתב משנת ה׳תשל״ג כותב הרבי: ״תבקש שיהיו כתובים פרטי תפקידה (שלא יהיו אח״כ חילוקי דעות בזה). ובאם תברר שאין בזה השגת גבול – תקבל ההצעה ויהא בשטומו״צ״ (אגרת קודש י׳תתקנח). בנוסף, בשולחן ערוך נכתב לגבי כתובה כי גם כאשר אינה ניתנת, הרי שזכויות האישה מוגנות. אם כן, מדוע ניתנת כתובה – על מנת להעניק לאשה תחושת בטחון (כתובות נ״ו, שו״ע אבן העזר סימן  סו וראה שם בח״מ יג). הגדרת תפקיד וחוזה הם כמו כתובה, עלינו לחתום עליהם על מנת שלעובד ולמנהל תהיה תחושת בטחון, ששניהם ידעו מה הציפיות ההדדיות, החובות והזכויות שלהם. גם מבחינת ההלכה, וגם מבחינת החוק, באם לא נחתם חוזה, הרי שזכויות העובד מגיעות לו מכוח המציאות שעבד. בנוסף, בהלכות הלוואה שו"ע אדה"ז כותב בעל התניא והשו"ע שאסור להלוות כסף בלי שטר, על מנת לא להכשיל את הלווה. למרות שהמלווה בא לעשות חסד ולהלוות כסף, הרי שבאם לא יחתום עם הלווה על שטר, מכשיל אותו ב'לפני עיוור לא תתכן מכשול'. וכן בשולחן ערוך חשן משפט, הלכות פועלים, המלמד בן חברו שלא מדעתו, הרי שחברו חייב לשלם לו, גם אם לא סיכם זאת עמו מראש. יתרה מזו, בגמרא בבא מציעא, מובא שהשוכר את הפועלים, עליו לתן לפועלים את מה שהם הבינו שהבטיח להם. מכאן, שמעמדו של העובד, גם שלא מכוח החוזה, חזק על מעמדו של המעסיק.

כמו כן אומרת ההלכה כי מנהג המדינה קובע לעניין שכר ותנאי עבודה (הכל כמנהג המדינה – חו״מ שלא, ב). משכך יש להתייחס גם למנהג המקום. בהתאם להגדרות החוק בישראל, מעסיק מחויב למסור לעובד (המועסק ליותר מ-30 יום) הודעה בכתב על תנאי העסקתו לא יאוחר מחודש ימים מתחילת העבודה. באמצעות הודעה זו נוצרת בהירות בתנאי העבודה ומטרותיה, והוא עוסק בעיקר בהגדרת עיקרי התפקיד, הבנת מקומו של העובד במבנה הארגוני, משך העבודה, שכר עבודה וימי מנוחה. סעיפי הודעה זו יכולים להיכלל במסמך הנקרא 'חוזה עבודה'. עם זאת, גם כאשר הוחלט על חתימת חוזה עבודה, יש לשים לב כי אם הוא אינו עומד בהלימה עם החוק ותנאי העבודה הנהוגים בישראל, החוק תמיד יהיה לצד העובד.

בנוסף, המטרה הכללית בהעסקת איש צוות במוסד שליחות היא לשם ביצוע פעולותיו של המוסד, קידומו והתפתחותו. לעתים מוסדות מגייסים אנשי צוות רק על פי תחושת הבטן שלהם, ללא הגדרה ברורה. לניסיוני, העסקה באופן זה יוצרת אי בהירות בין המוסד לאיש הצוות, כך שהאחרון לא יודע מה באמת מצפים ממנו, ולאחר זמן אף המעסיק שואל את עצמו בדבר נחיצות העסקתו של העובד. על כן, כאשר ניגשים להעסקתו של איש צוות, על מוסד השליחות להבין היטב מה מטרות התפקיד והתועלות שיצמחו לו מכך שאיש הצוות ייכנס לתפקידו. תועלות אלו ייבחנו באמצעות מסמך הנקרא הגדרת תפקיד.

החשיבות של הגדרת תפקיד

הגדרת תפקיד הנו מסמך המאפיין תפקיד קיים או חדש במוסד השליחות. תחילה מסמך זה מבהיר למוסד מהם הצרכים האמתיים הקיימים ובנוסף מאפשר גיוס איש צוות מתאים לצרכים אלו. במצב בו מגייסים איש צוות על סמך הגדרת תפקיד, היעילות המוקנית למוסד השליחות וכן יעילותו של איש הצוות בתפקידו גבוהה יותר ממצב בו לא קיימת הגדרת תפקיד. ניתן לראות זאת בהיבטים רבים, ובכללם: מוטיבציה, יוזמה, תושייה והצלחת התפקיד, כפי שאפרט בהמשך.

בשלב בו מנהל מוסד מעוניין לגייס איש צוות חדש, קודם כל עליו להבין מהן הצרכים האמתיים הדורשים העסקת איש צוות נוסף ורק לאחר מכן לגשת לגיוסו. גם כאשר מדובר בתפקיד קיים, במרוץ הזמן נוצרת לעתים אי בהירות ביחס למשימות הנדרשות מבעל התפקיד, הסמכויות המוקנות לו, מרחב הפעולה שלו וכדומה, ולכן גם בתפקיד קיים יש לקיים מעת לעת בחינה של הגדרת התפקיד והתאמתה למציאות. בחינה זו מאפשרת מעבר ממצב של "הנייר סופג הכל" להתאמה מלאה ואמתית בין מטרות התפקיד לביצוע בפועל. כך לעתים, יכול מוסד שליחות למצוא שלאחר שנת עבודה של איש צוות בתפקיד שהוגדר באופן מסודר ומתוכנן מראש, יש להעביר חלק מהסמכויות והמשימות לבעל תפקיד אחר, או לגייס איש צוות נוסף למשימות אלו.

לדוגמה, מנהלת גן שמעוניינת להכניס גננת חדשה לגן המונה חמשה פעוטות בתפקיד סייעת בעבורה. בשלב הגדרת התפקיד כל המשימות והתפקידים של הסייעת הוענקו לגננת החדשה, ואילו תפקידי הגננות והניהול נשארו אצל מנהלת הגן ללא הגדרה ברורה. עם הזמן, וככל שהתרבו הילדים בגן, החלה הסייעת למלא גם תפקידי גננת, עד שנוצר מצב שבו נדרשים להכניס גננת נוספת. בשלב זה ניתן להכניס סייעת חדשה בתפקיד שהוגדר בתחילה, ובאופן טבעי לתת לסייעת הקודמת להיכנס לנעלי הגננת. לדעתי ולניסיוני, במצב זה – בו לא יוגדר תפקיד הגננת – יהיו משימות רבות ש"יפלו בין הכיסאות" ולא יתבצעו, דבר שיביא למורת רוח אצל מנהלת המוסד ואצל הגננת-סייעת החדשה-ישנה. לאור זאת, נכון לשים לב להגדיר באופן ברור ובהיר את תפקידה של הגננת, שכן עד היום מילאה אותו מנהלת הגן בעצמה. הבנת הצרכים כאן תהיה ההבנה של "מה צריכה לעשות גננת". במציאות, בכל גן מוגדר תפקיד הגננת באופן בסיסי עם "תוספות" וכדי שהתוספות האלו יתבצעו ולכולם תהיה שמחה ומוטיבציה מכך, יש לכתוב אותם באופן ברור, מה שמאפשר למוסד ולגננת להבין את הציפיות ההדדיות.

הבנת הצרכים האמתיים של התפקיד תאפשר גיוס איש צוות מתאים למוסד השליחות. בחינת הצרכים מאפשרת להגדיר את הכישורים הנדרשים מאיש הצוות לתפקידו. כך למשל, בדוגמא לעיל, באם יסתבר כי הסייעת לא מתאימה לתפקיד הגננת, הרי שהעובדת החדשה שיגייס המוסד תהיה לתפקיד הגננת והסייעת תישאר בתפקידה כסייעת. מצב זה יתרחש, למשל, כאשר הגדרת הצורך מכילה תפקידי ניהול ומנהיגות, אשר אמנם יכולות להיות נרכשות, אך הגן מעוניין כעת לגייס גננת בעלת כישרונות אלו כבר בשלב הגיוס ואצל הסייעת הנוכחית לא קיימות תכונות אלו. יתרה מזו, לעתים מוסד מגייס איש צוות חדש מלא ביוזמה ותושייה, אשר מפתח את תפקידו ואת הפעילות, כך שלאחר זמן מה מרגיש מנהל המוסד או איש צוות במוסד כי "דורכים לו על האצבעות", ותפקידים שהיו בעבר שלו מתבצעים כיום על ידי איש צוות אחר ומכאן הדרך לחיכוכים קצרה. לעומת זאת, באם קיימת הגדרת תפקיד ומטרות ברורה, הן אצל המנהל והן אצל אנשי הצוות, כל אחד יודע את מטרותיו ומרחב הפעולה שלו, ומשכך לא ירגיש שמישהו "גונב את תפקידו או מקומו". גם הגננת, במקרה דנן, לא תרגיש כי תפקידה ומקומה נלקח ממנה, אלא היא מעניקה אותו, על מנת שהגן יתפתח.

בנוסף לכל האמור, כאשר קיימת הגדרת תפקיד מתאפשרת תקשורת בריאה בין המנהל לבין איש הצוות. הציפיות ההדדיות ברורות וכל אחד בתורו יודע את הנדרש ממנו, וכך נוצרת יכולת לתקשר ולשוחח על עניינים הדורשים ליבון. הדבר אמור הן לגבי תנאי עבודה, שכר, פעולות, משימות וכיוצא בזה. מאידך, באם לא קיימת הגדרת תפקיד, הרי שכל צד 'מושך' ומנסה שלא לדרדר עוד את המצב הקיים, נמנע מלשוחח על דברים במקרה מסוים, ובמקרה אחר צד אחד יזכור ויזכיר סיכומים על כספים וזמנים שהצד השני לא זוכר, ומכאן יכולות להיווצר אי הבנות ומורת רוח בקרב המוסד ואיש הצוות, אשר משפיעות על יומם של השניים, ולעיתים על כלל פעילות המוסד. חשוב לציין כי הגדרת תפקיד אינה הפתרון היחידי למניעת מצבים כאלו, היא חלק ממכלול פעולות של מנהל מוסד ליזום ולקיים על מנת למנוע בעיות מצד אחד ולהתמודד עם בעיות מצד שני.

תאוריית ההכוונה העצמית(Richard M. Ryan and Edward L. Deci)  היא תאוריה פסיכולוגית הגורסת כי לבני אדם יש שלשה צרכים פסיכולוגיים מולדים: יכולת וכשירות, עצמאות ו-שייכות. יכולת וכשירות הן תחושתו של האדם שהוא יעיל לעצמו ולאחרים וכן כשיר לבצע זאת מבחינה פיזית, נפשית ומקצועית. עצמאות היא היכולת לפעול מתוך בחירה אישית. שייכות היא היותו של האדם קשור וחלק ממשהו, כמו קהילה או מטרה (ע"פ January 2000, American Psychologis, 68).

בנוסף, בהשוואות שנערכו בין אנשים שהמוטיבציה שלהם אמתית, לבין אלו שהמוטיבציה שלהם נשלטת וחיצונית, התגלה כי הראשונים מביעים עניין, התרגשות, ביטחון, התמדה, יצירתיות וביצועים טובים (ע"פ January 2000, American Psychologis, 69). בהקשר זה, הגדרת התפקיד מסייעת למענה אל שלשת הצרכים. שייכות – מגדירה לאיש הצוות את תחומי האחריות שלו בתוך מכלול תחומי העבודה, תוך הצגת כלל התמונה. עצמאות – מאפשרת לעובד לפעול בתוך תחומי האחריות המוגדרים לו, לאור הציפיות שתואמו בינו לבין המנהל. יכולת וכישרות – לאור הבנת הכישורים הנדרשים למילוי התפקיד, ניתן לבחור איש צוות מתאים לתפקיד או לשלוח איש צוות קיים להכשרה בתחומים בהם הוא נדרש לכך.

דגשים חשובים ליישום

לעתים מנהלי מוסדות חשים אי נעימות לדרוש מעובדיהם לחתום על חוזה עבודה ולעבוד בהתאם להגדרת תפקידם. כאשר הנני מלמד על הצורך בהגדרת תפקיד ובחוזה עבודה, אני מקביל אותם ל'כתובה'. ממש כמו שכתובה הנה דבר נצרך, כך גם הגדרת תפקיד וחוזה עבודה מוכרחים ונכונים למוסד השליחות. תחושה זו נובעת בדרך כלל מרצון להביע את אמונו של מנהל המוסד באיש הצוות. כך גם עובדים, מעוניינים לשדר למנהל שהם סומכים עליו, ולכן לא דורשים זאת, על-כל-פנים כלפי חוץ.

תחושות אלו הינן זמניות, ומתחלפות ברגע שבו מתרחשת אי ההבנה הראשונה, אשר לעיתים נגררת לעוד אי אלו אי הבנות. הקפידו על כתיבת הגדרת תפקיד וחוזה – אלו יסייע לכם לשדר רצינות, אחריות ומחויבות בטווח הזמן הקצר, בתוספת הצלחה, התפתחות והתרחבות בטווח הזמן הארוך.

יתרה מזו, ממש כמו שכתובה נשארת במקום כלשהו, כאשר לאף אחד אין כוונה לפתוח אותה כל יום ולבדוק אם המובא בה מתקיים, כך גם בחוזה. מצופה להבין את התוכן, ורק אם חלילה וחס מגיעים למצב בו יש לפתוח את החוזה ולבדוק האם הוא תואם את הדרישות במציאות, לבצע זאת.

קודם לחתימה, חשוב לדבר על התוכן. להבין אותו כמנהל ולהסביר אותו היטב לעובד, ולעתים אף לדון אתו על התוכן, כך שיבין את האמור בו ויפנים זאת. רק לאחר ששניכם מבינים את הכתוב, גשו לחתימה. כמו כן, באם יש תחומים חופפים, ראוי לכתוב גם אותם ולהדגיש מי מאנשי הצוות אחראי לכל אחד מהם. בנוסף, פתחו אצל העובדים שלכם תחושת שייכות, העניקו להם מרחבי פעולה והגדרות כלליות וסייעו להם להתפתח באמצעות שיחות אישיות ומשובים, לימודים מקצועיים וסדנאות העשרה.

לסיכום, מחובת כל מעסיק להעביר לעובד (איש הצוות) הודעה בכתב על תנאי העסקתו. הודעה זו יכולה להיכלל בחוזה העסקה אישי. בנוסף, מסמך הגדרת תפקיד הוא מסמך המגדיר את תחומי האחריות של העובד ומאפשר לו לפעול בתחומי אחריות מוגדרים, ומייצר אצל העובד תחושת שייכות ועצמאות וכן הבנה מי האדם הנכון לגייס לתפקיד, באמצעות הבנת הכישורים הנדרשים לביצועו ואו הכשרת המועמד לאור צרכי התפקיד. כמו כן, ניתן לכלול את סעיפי החוזה בהגדרת התפקיד. באופן אישי, אני ממליץ לכל אחד ואחת העוסקים בניהול ובמיוחד ניהול מוסדות שליחות – להתמקצע בתחומם. התמקצעות זו תביא להצלחתם והצלחת המוסד בראשו הם עומדים, בדגש על אופן העבודה הנכון עם אנשי הצוות שלהם, אשר הם המה אבני היסוד של מוסד השליחות.

*

רואים צורך בהסבר מפורט על אופן הגדרת תפקיד במוסד שליחות? כתבו לי כאן Shmuel@odc.co.il

בהצלחה רבה ומופלגה, מתוך שמחה וטוב לבב

*

המאמר נכתב במסגרת 'הפצת המעיינות' להצלחת שלוחי הרבי שליט"א מלך המשיח בעולם, בשיתוף המכללה למקצועות הפצת המעיינות שעל יד עבודה מתוכננת מצליחה יותר.

לקריאת מאמרים נוספים להצלחה בעבודת השליחות בקרו באתרנו www.odc.co.il או שלחו לנו מייל לAdvice@odc.co.il

*

מקורות:

מקורות הלכתיים, בהתייעצות עם הרב משה קורנוויץ

אגרות קודש. הוצאת קה״ת. אגרת י׳תתקנח

בבא מציעא פג ע"א

גמרא. כתובות נ״ו. שו״ע אבן העזר סימן  סו וראה שם בח״מ יג

שלחן ערוך אדמו״ר הזקן. הוצאת קה״ת

שלחן ערוך חשן משפט. הלכות פועלים

הכל כמנהג המדינה – חו״מ שלא, ב

היחס לחוקי המדינה – ראו מה שכתב הרב בלוי ע״ה (מחשובי הדיינים בעדה החרדית) בספרו פתחי חושן שכירות פ״ז

זכויות העובד באתר 'כל זכות' – הנגשת מידע לציבור על ידי משרד המשפטים והמשרד לשווין חברתי

להורדת דוגמא לנוסח הודעה לעובד מאת משרד העבודה 

American Psychologist, January 2000, 68-78